» B1 : S’approprier son environnement de travail

Chapitre 5 :
Utiliser des outils adaptés

On observe parfois beaucoup de confusion entre le système (et le rôle qui est le sien), les applications, les documents pour les applications, …. Ce chapitre s'intéresse aux « outils », c'est à dire aux applications, ou encore programmes, ou encore logiciels. Il est important de bien voir qu'il existe des grandes « familles » d'applications : les traitements de texte, les tableurs, les Systèmes de Gestion de Bases de Données (SGBD), … Chaque famille d'application correspond à un type de tâches à réaliser : composer, modifier du texte avec les traitements de texte, faire des calculs, des simulations avec les tableurs, etc. Maintenant, pour chaque famille, il peut y avoir plusieurs solutions logicielles : - des solutions commerciales (ex: Word de Microsoft), - des solutions « libres » (ex : Writer de la suite OpenOffice). Objectifs  L'objectif de ce chapitre est de faciliter une bonne compréhension de cette situation afin de savoir répondre à la question : quel outil, quelle application pour la tâche que je souhaite réaliser. Pour être capable de travailler avec plus d'indépendance par rapport à un outil et donc, pouvoir échanger des documents avec des personnes qui n'utilisent pas le même outil, il faut savoir : - reconnaître l'outil qui a servi à produire un document (dans l'environnement Windows, l'extension de fichier facilite cette reconnaissance), - utiliser des formats facilitant les échanges et donc relativement indépendant de l'application elle-même.

1. Les extensions de fichier

Extension de fichier : un fichier est identifié par son nom. Dans la syntaxe utilisée pour nommer les fichiers, il y a un élément prévu pour identifier l'application qui a servi à la production du document. Le plus souvent séparée par un point et située à la fin du nom de fichier, l'extension est propre à l'application en question.

Savoir identifier l'application utilisée pour créer et modifier un document est particulièrement important dans une situation d'échange.
Il n'est pas rare de voir le destinataire dans l'incapacité d'ouvrir un tel document parce qu'il n'a pas l'application installée sur son ordinateur.

Dans l’exemple ci-dessous, on trouve une série de documents avec l’extension .doc qui, comme l’indique la bulle accompagnant cet écran, est spécifique aux documents réalisés à l’aide du traitement de texte de Microsoft, Word.

A la fin de la liste, on observe une autre extension .zip qui indique un fichier compressé. Ce format est relativement répandu. Il est utilisé par plusieurs outils : winzip, 7-zip, power archiver, etc… Certains sont des logiciels commerciaux, d’autres sont des logiciels libres.

a) Rendre visible l'extension d'un fichier sous Windows

Il peut arriver que l’extension du fichier ne soit pas visible. C’est le résultat d’un paramétrage du système qui, connaissant l’application associée à une extension donnée, autorise le masquage de cette information.

Il est conseillé de laisser visible cette extension.

Pour afficher l’extension (cas de Windows) :

- Ouvrir le « Panneau de configuration ».

- Effectuez un double-clic sur « Options des dossiers »,

- Cliquez sur l’onglet Affichage,

- S’assurer que l’option Cacher les extensions de fichiers … est décochée.

A vous !

Cet exercice est valable pour un environnement Windows (se reporter éventuellement à la section Macintosh)

Ouvrez l’explorateur.
Vérifiez que l’extension des fichiers est bien affichée.
Si c’est le cas, faites en sorte de masquer cette extension.
Contrôlez l’effet obtenu dans l’explorateur
Si l’extension n’est pas affichée (c’est aussi le cas résultant de la manipulation précédente), faites en sorte de rendre visible cette extension.

b) Modifier l’association Application-Extension

Chaque application définit et gère ses formats. Chaque format est repéré, dans le nom du document, par la présence de l’extension. Dans un système donné, il y a donc une et une seule association par défaut entre une application et une extension.

C’est pour cela qu’il est possible de lancer une application directement en effectuant un double-clic sur un document. Le système reconnaît d’abord l’extension. Il vérifie l’application qui lui est associée. Il lance cette dernière. Enfin, il ouvre le document de départ dans l’application elle-même.

Pour des raisons de compatibilités, certains éditeurs de logiciels adoptent des formats de document définis par d’autres éditeurs. Il est intéressant, par exemple, pour un traitement de texte de reconnaître le format de l’éditeur dominant sur le marché. Une suite libre comme Open Office sera ainsi ouverte aux formats définis par Microsoft.

Se pose alors la question de savoir quelle application utiliser pour ouvrir un document défini par une extension.

Pour ouvrir un document .doc, faut-il utiliser le traitement de texte de Microsoft ou celui de la suite OpenOffice ?

Lors de son installation, la plupart des applications ont tendance à « s’annexer » les extensions. Il faut alors pouvoir modifier l’association établie : application-extension.

Pour modifier cette association dans Windows 

1. Ouvrir l’explorateur,
2. Sélectionner un document du type que l’on souhaite modifier,
3. Choisir l’option Propriétés dans le menu Fichier,
    
   
    
4. Cliquez sur le bouton Modifier,
5. Choisissez le programme qui sera désormais associé à cette extension dans la liste des programmes installés.

2. Les formats standards d'échange (RTF, PDF, …) 

a) Format propriétaire

Chaque société d'édition de logiciels, confrontée au problème de la représentation d'un type d'information (texte, son , image, …) au sein de l'ordinateur définit un format qui lui est propre. Ce format sera différent, à priori, pour chaque éditeur, même s'il s'agit de gérer un même type de données. On dit alors qu'il s'agit d'un format « propriétaire » : il n'appartient et n'est compréhensible que dans le contexte de cet éditeur.

b) Format standard d'échange

Pour limiter les problèmes liés aux échanges de documents et à leur récupération par divers destinataires, des standards ont progressivement émergés. Parfois définis par des organismes de normalisation, souvent définis par des sociétés à but commercial mais qui ont vu un intérêt à faciliter l'usage d'un format, ces derniers tendent à être indépendant des outils logiciels.

L'échange de documents est une réalité incontournable. Pour ne pas être "enfermé" dans un format particulier (propre à l'éditeur de l'outil que l'on utilise), il est important de s'appuyer sur des formats "communs" plus ou moins indépendants des applications (il faut parfois un lecteur spécialisé) pour les opérations d'échange.

c) Le format pdf

C’est format conçu par une société commerciale : Adobe. En distribuant gratuitement son « lecteur » Acrobat reader qui permet d’afficher les documents respectant ce format, cette société a contribué à sa diffusion, jusqu’à ce qu’il apparaisse comme un standard de fait pour les échanges de document.

Seul le lecteur est gratuit. Le logiciel permettant la création de nouveaux documents à ce format : Adobe Acrobat est payant.

Ce format s’est particulièrement répandu sur Internet où il assure :

• une impression plus facile à maîtriser (respectant la mise en page),
• une « relative » protection contre les modifications.

d) Le format rtf

Définition de l’encyclopédie Wikipedia : Le Rich Text Format (« format de texte enrichi ») ou RTF, est un format de fichier développé par la société Microsoft. Ce format descriptif non compressé est reconnu par la plupart des logiciels de traitement de texte. C'est sa vocation initiale est celle d'un format pivot entre logiciels et plates-formes hétérogènes.

À l'origine ouvert, ce format est peu standardisé : il existe des incompatibilités entre logiciels, y compris entre les logiciels de la société inventrice Microsoft. De ce fait, ce format est peu utilisé pour la distribution de documents. Néanmoins, il s'agit d'un format commode pour échanger du texte agrémenté de mises en forme simples entre utilisateurs de logiciels différents.

On voit que le principe est le même, faciliter l’échange de documents de type texte entre les utilisateurs et en « neutralisant » autant qu’il est possible les particularités liés à l’usage d’une application particulière.

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