Freelancing est synonyme de liberté, mais cette liberté rime avec responsabilité et c’est cette dernière qui n’est pas pleinement mésurée. L’une des plus importantes responsabilités en tant que freelance est la comptabilité. Elle prend en compte la gestion de la trésorerie, les impêts, les factures, la TVA, etc. Tout un tas de choses qui demandent rigueur et dont un seul manquement peut fragiliser la trésorerie et entraîner d’énormes conséquences. Alors, pour la rentabilité de votre entreprise et la sérénité de vos affaires, voici les 10 erreurs de comptabilité fréquentes chez les freelances et à éviter à tout prix.
Sommaire :
Mélange entre finances professionnelle et personnelle
Cette confusion peut entraîner des complications lors de la déclaration fiscale, car il devient difficile de déterminer quelles dépenses sont déductibles. Il est recommandé d’ouvrir un compte bancaire distinct dédié aux activités professionnelles. Cela simplifie la gestion des flux financiers et garantit une traçabilité claire des transactions.
Un autre aspect critique concerne la tenue des livres comptables. L’absence d’une documentation rigoureuse des recettes et des dépenses peut mener à des incohérences dans les rapports financiers.
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Mélange entre chiffre d’affairse et bénéfice
La distinction entre chiffre d’affaires et bénéfice est souvent mal comprise. Le chiffre d’affaires représente le total des revenus générés par les ventes de biens ou de services que vous offrez, tandis que le bénéfice correspond au montant restant après déduction des coûts et des dépenses. Une confusion entre ces deux concepts peut conduire à une évaluation erronée de la rentabilité d’une activité. Il est donc crucial de maintenir une comptabilité claire et précise pour éviter toute ambiguïté.
Emission de factures non conformes
La non conformité des factures implique des mentions légales manquantes par exemple. Cela peut sembler anodin, car il est possible de la mettre sur le coup d’un oubli, mais des factures mal rédigées peuvent entraîner des retards de paiement et même des litiges avec les clients, d’une part. D’autre part, une telle erreur rend potentiellement vos factures juridiquement nulles.
Gardez à l’esprit qu’une facture claire et conforme reflète votre professionnalisme et renforce la confiance avec vos clients.
Choix d’un régime fiscal inadapté
Il est crucial de sélectionner un régime qui correspond à la nature de l’activité, au chiffre d’affaires prévisionnel et aux charges sociales. Les régimes fiscaux les plus courants pour les travailleurs indépendants en France incluent le régime micro-entrepreneur et le régime réel simplifié. Chacun de ces régimes présente des avantages et des inconvénients en termes de déclaration, de cotisations et de déductions fiscales. Une grave erreur serait de rester en micro alors que votre entreprise connaît une forte croissance ou de sauter tôt dans le régime réel. Faites évoluer votre régime proportionnellement à la croissance de vos activités.
Mauvaise gestion de la TVA
Les erreurs fréquentes concernant la TVA sont diverses :
- La facturer alors qu’on est en régime micro-entreprise sans avoir atteint le seuil du chiffre d’affaires
- Manquer de la collecter
- Oublier l’autoliquidation intra-UE
Vous devez garder à l’esprit les limites qui s’appliquent à vous afin de vous mettre au pas dans les normes.
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Négligence des délais et incidents de paiements
Négliger les délais peut entraîner des retards dans la facturation et, par conséquent, des incidents de paiements. Conséquences ? Une trésorie fragilisée et des activités à l’arrêt.
Il est essentiel d’établir un calendrier rigoureux pour le suivi des projets et des échéances de facturation. L’utilisation d’outils de gestion de projet peut faciliter cette tâche en permettant une visualisation claire des tâches à accomplir et des dates limites.
Numérotation discontinue des factures
Ceci se produit lorsque les factures ne sont pas émises de manière séquentielle. Il s’agit d’une erreur fréquente qui peut entraîner des complications lors des audits ou des vérifications fiscales. Assurez-vous que chaque facture soit numérotée de manière continue pour assurer la traçabilité et la conformité avec les exigences légales en matière de comptabilité. En cas de contrôle fiscal, la présentation d’une série de factures non consécutives pourrait soulever des soupçons quant à la validité des opérations déclarées.
Ne pas prévoir ses déductions fiscales
De nombreux freelances se retrouvent pris au dépourvu par les échéances, car leur trésorerie traverse des difficultés. Pour éviter un tel problème, il est recommandé de mettre de côté à chaque fois un pourcentage des revenus.
Négligence de la CFE et des taxes locales
Ces frais sont vite oubliés, car n’étant pas forcément liés au chiffre d’affaires. Cependant, ils restent obligatoires et peuvent vous entraîner des pénalités financières ou vous plonger dans des dettes significatives.
Il est aussi important de s’informer sur les diverses impositions qu’incluent les taxations locales. Les sous-estimer n’est pas sans conséquence.
Rapprochement bancaire mensuel irrégulier
Le rapprochement consiste à comparer les enregistrements internes des transactions financières avec les relevés bancaires fournis par l’établissement financier. Un rapprochement irrégulier peut entraîner des incohérences dans les comptes, rendant difficile l’identification des erreurs ou des fraudes potentielles. Pour éviter cela, il est recommandé de mettre en place un calendrier régulier pour effectuer ces rapprochements, idéalement à la fin de chaque mois.
Bonus : ne pas disposer d’un tableau de bord financier
Le tableau de bord financier est un outil essentiel qui permet de visualiser en temps réel la santé financière d’une entreprise. Sans cet outil, il devient difficile d’analyser les revenus, les dépenses et les marges bénéficiaires. L’adopter vous permettra donc de travailler avec sérénité et d’éviter nombre des erreurs cités dans cet article.
