Gérer une PME en France implique de jongler chaque jour avec les responsabilités que cela implique. Une bonne organisation du temps est indispensable pour augmenter la productivité, réduire le stress et assurer la réussite de l’entreprise. Entre les relations clients, les tâches administratives et les décisions stratégiques, il n’est pas toujours évident de bien manager son agenda. Voici quelques astuces pratiques pour gérer intelligemment votre temps et diriger votre entreprise avec clarté et maîtrise.
Sommaire :
Structurer clairement les journées de travail
Commencez votre journée avec un plan clair pour éviter de passer des heures sur des tâches moins importantes. Divisez votre journée ou votre travail en segment de temps consacrés à des activités adossées à des objectifs spécifiques. De ce fait, il est logique de commencer les tâches exigeantes, voire urgentes lorsque votre énergie est à son maximum.
Pour cela, songez à utiliser un agenda physique ou numérique pour planifier les créneaux horaires consacrés aux tâches essentielles. Ensuite, prévoyez les tâches administratives pendant les périodes plus calmes (tôt le matin ou en fin d’après-midi). Évitez le multitâche, car cela réduit la concentration et augmente les erreurs dans l’exécution des tâches.
Par ailleurs, regroupez toujours les tâches similaires afin d’améliorer votre concentration. Cela réduit aussi le temps de transition entre différentes responsabilités. Définissez des heures de début et de fin de chacune de vos journées de travail pour éviter de vous surmener. De plus, misez sur des routines matinales pour créer un rythme et préparer votre esprit pour la journée.
NB : passez toujours en revue votre agenda ou emploi du temps afin de l’ajuster et de l’améliorer pour le lendemain.
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Hiérarchiser toutes les tâches
Il est nécessaire, pour un dirigeant, de dresser la liste des tâches à réaliser afin d’avoir une vue d’ensemble sur le travail à effectuer. Il peut s’agir des tâches journalières ou hebdomadaires, voire mensuelles. Classez toutes ces tâches suivant une logique de travail précise (leur urgence, leur importance, etc.). Servez-vous de la méthode d’Eisenhower dans la mesure du possible.
Ici, les tâches importantes et urgentes se doivent d’être traitées immédiatement et dans un bref délai. Celles importantes, et pas du tout urgentes, peuvent être programmées pour plus tard, afin d’éviter la pression de dernière minute. Toutefois, évitez surtout de ne consacrer assez de temps qu’aux activités non impératives, car elles n’ont que peu de valeur réelle.
En outre, procédez également à l’identification des activités à forte valeur ajoutée, notamment celles intrinsèquement liées à chaque objectif commercial. Ensuite, penchez-vous dessus avec plus d’ardeur. Priorisez ainsi vos tâches, ainsi que leur échéances hebdomadaires chaque début de semaine. N’hésitez pas à passer en revue votre liste quotidiennement pour une mise à jour parfaite, et une réorganisation les priorités.
NB : Ne laissez pas les activités parallèles (téléphone, emails, etc.) dicter vos priorités. Aussi, restez flexible, mais n’abandonnez pas le plus important sous la pression ou sous l’effet de distractions.
Faire une trêve et se récréer
Les pauses régulières vous mettent à l’abri de l’épuisement mental et améliorent la concentration sur le très long terme. De courtes pauses toutes les 90 minutes sont nécessaires pour vous rafraîchir l’esprit et pour recharger vos batteries. Vous pouvez adopter la méthode Pomodoro, soit 25 minutes de travail concentré suivies d’une pause de 5 minutes.
La pause consiste aussi à vous éloigner de votre écran afin de réduire la fatigue oculaire et mentale. Gardez à l’esprit que l’activité physique pendant les pauses stimule la circulation sanguine et améliore les fonctions cérébrales. De même, vous seriez plus détendu et mieux concentré après, en prenant votre déjeuner loin de votre espace de travail. Respirez profondément, marchez ou méditez afin de clarifier vos pensées.
Toutefois, ne remplacez surtout pas vos vraies pauses par les réseaux sociaux. Cela épuise vos ressources cognitives. Il est important de pouvoir identifier les premiers signes de fatigue afin de prendre votre pause énergisante au bon moment. Ce rythme de pause équilibrée prévient l’épuisement professionnel et favorise une productivité durable tout au long de la journée.
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Déléguer les tâches de manière intelligente
La délégation de tâches vous permet de vous concentrer sur les responsabilités stratégiques et de réduire la surcharge opérationnelle. Identifiez donc les tâches que d’autres peuvent accomplir tout aussi efficacement que vous, voire mieux. Faites confiance aux compétences de votre équipe et évitez la microgestion qui décourage l’autonomie. Aussi, formez votre personnel à gérer les tâches déléguées de manière indépendante et en toute confiance.
Par ailleurs, donnez des instructions claires, et écrites si possible, afin de garantir des résultats cohérents et réduire les malentendus. Choisissez donc vos collaborateurs en fonction de leurs compétences, de leur disponibilité et de leur capacité à exécuter efficacement les tâches. De plus, assurez un suivi régulier de votre équipe sans prendre le contrôle : soutenez plutôt que de superviser !
Outre ces mesures, utilisez des séances de feedback pour améliorer la délégation et renforcer la confiance au sein de l’équipe. Évitez de déléguer uniquement les tâches indésirables. Vous devez répartir équitablement les responsabilités entre les membres de l’équipe.
La délégation améliore à la fois la productivité et le développement professionnel au sein de votre équipe.
Appliquer la méthode Getting Things Done (GTD)
La méthode GTD aide à gérer les tâches et les engagements de manière claire et structurée. Pour ce faire, commencez par rassembler toutes les tâches et idées dans un système centralisé (papier ou numérique). Puis, clarifiez chaque élément en déterminant s’il est réalisable, et quelle est la prochaine étape. Organisez ensuite les tâches réalisables en catégories : appels, e-mails, courses, travail de bureau, etc.
Vous pouvez trier les tâches par contexte, temps nécessaire, niveau d’énergie et délais. Nous recommandons de toujours examiner votre liste de tâches chaque semaine pour la mettre à jour, réfléchir et réorganiser vos priorités. De même, exécutez les actions en fonction du temps disponible, de l’énergie et du contexte afin d’optimiser le flux.
Cependant, évitez de stocker les tâches dans votre tête, cela crée du stress et limite votre concentration. Utilisez des outils tels que Notion, Todo list ou Evernote pour soutenir votre système GTD. Cette méthode favorise un esprit calme et concentré ainsi qu’une exécution structurée de toutes les responsabilités.
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Equilibrer vie professionnelle et vie personnelle
Un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée permet de préserver votre bien-être et votre productivité à long terme. Fixez-vous des limites claires entre votre temps professionnel et votre temps personnel, en particulier lorsque vous travaillez à domicile. Pas la peine de consulter vos e-mails ou de prendre des appels professionnels en dehors des heures de travail prévues.
De même, réservez vos soirées et vos week-ends pour vous reposer, vous ressourcer et passer du temps avec vos proches. Continuez de planifier vos activités personnelles comme vous le feriez pour vos réunions professionnelles afin d’éviter de les reporter. Aussi, n’oubliez pas de profiter de vos vacances pour vous déconnecter complètement et éviter le burn-out professionnel.
Toutefois, respectez vos engagements personnels avec autant de sérieux que vos obligations professionnelles. Encouragez votre équipe à adopter les mêmes habitudes équilibrées pour améliorer la cohésion et le moral. Évitez de glorifier le surmenage, car il conduit à l’épuisement et à une diminution de la capacité de prise de décision.
Pour conclure, la gestion du temps est un défi quotidien pour les dirigeants de PME. Mais, elle devient beaucoup plus facile en adoptant une routine organisationnelle spécifique. En adoptant les quelques astuces développées plus haut, les dirigeants peuvent mieux travailler et être plus productif. Le succès, dit-on, commence par la maîtrise du temps.
