Workshop : comment organiser et animer un atelier de travail collaboratif ?

Le Workshop est un atelier de travail collaboratif qui se base sur des techniques d'animation créatives afin de trouver de nouvelles idées au sein d'une équipe. Voici nos conseils pour organiser et animer ce type de réunion au sein de votre entreprise.
workshop

Dans les entreprises, associations, écoles ou organisations publiques, l’atelier collaboratif appelé workshop a le vent en poupe. Les raisons de son succès sont nombreuses : interaction des participants, émulation des savoirs, caractère dynamique… Cependant un workshop ne s’improvise pas. Sa réussite dépend d’une excellente organisation du travail et d’une préparation en profondeur. Pas de panique, on vous donne les clés pour y arriver !

Qu’est ce qu’un workshop ?

Définition et principes de fonctionnement

Il s’agit d’un atelier où tous les participants vont interagir à la différence d’un séminaire de cohésion d’équipe où il n’y a aucun débat, ni interaction.  Il s’agit d’un mode de travail collectif.

On bâtit un projet qui va mener à de nouvelles pistes de réflexion pour la stratégie d’une entreprise. Cela peut également fonctionner pour résoudre un problème précis. Les participants se concentrent sur une idée en interaction avec des experts, chose impossible dans le cadre d’une conférence. Les sujets de la réunion sont définis par son organisateur.

En interne, il est organisé pour les travailleurs de différents départements d’une entreprise ou d’une grande organisation. Dans le secteur de l’enseignement, on le retrouve plus dans le domaine de l’art et du graphisme. On l’utilise alors pour approfondir certains thèmes précis comme l’aménagement de petites communes sur le plan architectural, le street marketing…

Le but est de générer des idées, de partager des connaissances particulières, de trouver des works solutions… en un mot, d’inciter au brainstorming autour d’un thème précis.

workshop atelier collaboratif créatif

Qui participe ?

Dans les entreprises, les participants seront uniquement des employés de celles-ci et les intervenants qui ont été invités. On réunit un groupe de personnes qui au sein de l’entreprise, ne sont habituellement pas en contact. Ensemble, elles vont générer un projet. C’est le principe du team building.

Dans le cas d’établissements scolaires, les étudiants et non étudiants peuvent souvent participer. Cela leur permet de rencontrer des experts dans un domaine et ainsi d’approfondir leurs connaissances.

Certaines associations de dimension importante organisent des workshop très ouverts. On peut citer le cas des alumni ou anciens élèves d’une école supérieure.

La question des participants est intimement liée au but poursuivi. Un atelier collaboratif qui vise à générer des idées originales sur le plan écologique à un niveau européen va inviter les villes, communes ou régions des différents états européens par exemple.

Qui est l’animateur de l’atelier ?

Le plus souvent, c’est l’organisateur lui-même. Son rôle est avant tout de rendre la réunion la plus intéressante et agréable possible. Il est important que l’animateur sache bien parler et s’exprimer oralement pour capter l’attention des participants et les impliquer dans l’atelier. C’est pourquoi il est parfois préférable de faire appel à un animateur professionnel qui prend en charge ce type d’évènement.

Quelle est la durée idéale d’un workshop ?

La durée est variable, certains durent une heure et d’autres peuvent se dérouler  sur quelques jours. Si l’atelier collaboratif s’adresse à des participants éloignés qui devront donc se déplacer, il prendra la journée. Encore une fois, tout dépend de vos objectifs et du budget que vous voulez y consacrer.

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Comment organiser un workshop réussi ?

L’organisation est primordiale et vous devrez vous y prendre bien avance pour que ce soit un réussite. Suivez la bonne méthode et tout devrait bien se passer le jour J.

Un sujet clairement délimité

L’atelier coopératif a obligatoirement une thématique précise. Son objectif est de développer de nouvelles idées, des solutions à des problèmes définis à travers un design thinking mais aussi parfois, de booster les compétences des teams de collaborateurs qui participent.

Un workshop au contenu clair et pertinent, incite les participants à s’engager. Le but doit apparaître dans l’invitation pour permettre d’évaluer les compétences requises.

Il faut éviter de mettre trop de thèmes dans un évènement. Le risque de confusion est latent dans ce cas. L’organisation de plusieurs workshop plus petits groupes est préférable.

Les cibles

La cible immédiate est la personne à qui on adresse l’invitation mais la cible finale doit être prise en compte. C’est elle que vise l’élaboration de nouvelles idées. On peut prendre un exemple dans le secteur de la vente. La première cible est le vendeur qui grâce à de nouvelles techniques de marketing, disposera de meilleures compétences. La cible finale est toutefois le client qu’on veut atteindre.

La préparation

organiser un workshop

De l’organisation d’un évènement, dépend sa réussite. De nombreux éléments doivent être minutieusement planifiés : le planning, le coût, le lieu et naturellement, le contenu.

Si l’évènement doit être préparé, les participants le seront aussi. Ils doivent être prévenus de la thématique d’une manière complète. La manière dont les participants vont interagir doit être examinée attentivement avant l’atelier.

La gestion du projet passe par un agenda où les questions à discuter seront répertoriées en amont et communiquées aux participants. Les différents supports visuels auxquels l’organisateur a recours pour chaque point, devront être programmés. Et enfin, il est crucial de prévoir le temps consacré aux différentes phases de l’atelier collaboratif.

L’endroit où sera organisé l’atelier collaboratif est déterminant. Le nombre de participants est le premier des critères qui doit être pris en compte. En effet, si le nombre de participants est restreint, une salle de conférence est amplement suffisante. Si au contraire, le nombre est plus élevé, une cinquantaine de participants par exemple, l’endroit sera sans doute extérieur et assez grand pour tous les accueillir.

La salle prévue en interne ou externe doit être suffisamment équipée (projecteur, écran digital…). S’il s’agit d’une salle externe, il est utile de penser de prévoir la question de l’accès pour les participants. Un workshop qui s’étend sur la journée doit prévoir un service de traiteur par exemple. Si la durée dépasse la journée, l’hébergement est un élément à ne pas oublier pour que les participants aient une expérience positive de leur workshop.

Une information particulièrement importante en aval est l’opinion des participants sur le workshop. Pour obtenir ce feedback précieux, un formulaire doit être distribué en fin d’atelier. Il faut donc l’avoir  minutieusement préparé auparavant.

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Les étapes clés de l’animation d’un workshop

Avant le commencement ou les derniers préparatifs

Avant que la séance commence, l’organisateur contrôle que tout est en ordre selon le planning établi : l’équipement (projecteurs vidéo ou tableau digital…) fonctionne parfaitement.

Pour atteindre le public souhaité, une communication fluide est nécessaire. Le recours aux canaux digitaux est largement utilisable. Qu’il s’agisse de mailing, newsletter ou encore des réseaux sociaux comme twitter ou LinkedIn.

Accueil des participants

La séance commence, l’animateur se présente en indiquant brièvement en quelle qualité, il dirige l’atelier collaboratif. Il accueille les participants faisant les présentations et expliquant rapidement les tenants et aboutissants de celui-ci. Les différents outils de travail leur seront mis à disposition ainsi que le questionnaire destiné à recueillir l’opinion des participants à la fin de l’évènement. On peut donc appliquer des pratiques similaire à une formation.

Il est indispensable de mettre à l’aise les participants, de rompre la glace en sachant que certaines personnes sont très réservées pour s’exprimer en public. Les « ice breaker » joueront ce rôle en poussant tous les participants à intervenir.

D’une part, se sentir à l’aise au sein de cet atelier de création, mais d’autre part aussi, ressentir que celui-ci sort de la routine professionnelle caractérisent un atelier réussi.

Durant l’atelier

En ayant soin de respecter le timing, une fois la problématique donnée, l’animateur contrôlera les connaissances des participants. Cela permet de vérifier si ceux-ci ont bien compris la thématique mais également incite à un réel brainstorming.

Il faut aussi que le climat soit agréable : de l’humour, de l’enthousiasme et toujours de l’interaction avec son audience. Demander aux participants des exemples, les faire se projeter dans un contexte réel. Le but est naturellement de les faire participer aux prochaines étapes.

De plus en plus, la communication sur les réseaux sociaux à ce stade est utilisée. Elle permet de faire connaître la société, l’association …tout en incluant le public dans ses activités. Partage de photos de l’évènement qui parfois se déroule sur un site original, hashtags… autant de moyens qui mettent en avant la culture de l’entreprise.

Le post workshop

L’étape du debriefing est importante dans la mesure où elle sera la base pour des workshop améliorés dans le futur mais surtout la base pour communiquer les résultats.

Il s’agit de faire le bilan du travail collaboratif en tenant compte de l’avis des participants qui ont rempli le formulaire de satisfaction ou questionnaire d’évaluation, distribué en fin d’évènement.

Un compte rendu accompagné d’un plan d’action doit impérativement être restitué aux participants à l’issue de l’atelier. L’objectif est que les meilleures idées soient véritablement mises en application. Cette phase et essentielle pour ne pas créer de frustration.

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Des idées d’activités pour un workshop original et créatif

Le principe de base est qu’il faut à tout prix éviter la routine. Le but n’est pas de pérenniser ce qu’on fait au bureau. Et donc, la gestion du projet passe par une approche approfondie des participants.

animation workshop

Utilisation de matériel atypique

On oublie totalement la présentation classique avec le rapport enseignant – enseigné en préférant une formule plus informelle. Pour cela, l’utilisation de supports divers comme les photos, les vidéos, des post it… sera largement appliquée. L’animation de l’atelier peut débuter avec une présentation utilisant powerpoint pour continuer avec des jeux interactifs par exemple. Au niveau des méthodes et du matériel utilisé, une règle : pas de règle.

Jouer sur l’espace

Si on part de l’idée de déroger à la routine, pourquoi ne pas appliquer ce principe à la salle qui accueille l’atelier. Au lieu de la forme classique, tables placées en linéaire, on peut  les disposer autrement pour un caractère immédiat et moins formel qui encourage la discussion.

Un espace lumineux et agréable rend plus productif qu’une salle morose et austère.

Activités ludiques

Ce n’est pas un secret que l’apprentissage passe par le plaisir. Utiliser des activités ludiques comme des mots croisés ou des jeux de mémoire chronométrés est un moyen efficace pour garder l’attention des participants, concentrée.

Le quiz est également une manière d’empêcher la routine de s’installer mais aussi de voir dans quelle mesure, les connaissances ont été intégrées.

Enfin, il est important de faire la part belle à la cocréation. L’objectif est que les participant travaillent ensemble et réussissent à partager et structurer leurs idées dans un but commun. La restitution pourra prendre différentes formes en fonction des typologies d’ateliers.

Récompenser les efforts

C’est un aspect à la fois drôle mais aussi très positivant pour les participants. On peut récompenser celui qui a le mieux assimilé les savoirs, celui qui a eu les idées les plus innovantes…

Le but est naturellement de laisser chez les participants, un sentiment de satisfaction qui sera la meilleure des publicités.

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Conseils pour organiser un workshop efficace à distance

La crise sanitaire et le confinement ont généralisé la pratique de l’atelier on line qui va sans aucun doute, perdurer. A l’instar du workshop traditionnel, l’objectif est de catalyser les savoirs, la différence se situe au niveau des méthodes et des outils collaboratif en ligne.

Les principes

Dans cette forme d’atelier coopératif, on a une relation animateur/participant, en plus d’un sidekick ou facilitateur qui prend en charge le chat et le cas échéant, donne la parole.

Le contenu théorique est envoyé au préalable (principe de la classe inversée), permettant ainsi une bonne familiarisation avec les différents aspects de la thématique. Le workshop quand il débute, se rapproche plus d’un rappel des concepts. Comme pour la gestion de l’atelier en présentiel, l’animateur va mettre à l’aise les participants.

Tous les participants doivent être équipés de leur propre ordinateur. Quand l’invitation au workshop est envoyée, le participant allume la vidéo et désactive le micro. Pour éviter les pertes de temps, on peut envoyer un petit rappel une quinzaine de minutes avant le début de la session.

En principe, tout l’atelier fonctionne sur mode de chat. Questions et réponses seront échangées ainsi. Toutefois des moments de discussion existent, notamment quand les participants se présentent et expriment ce qu’ils attendent du workshop.

Outils pour le travail et les réunions à distance

En télétravail ou au bureau, les outils de coopération vont améliorer la communication entre animateur et participants, optimisant du même coup, les objectifs du workshop virtuel.

On peut citer Klaxoon, un outil collaboratif de travail d’équipe efficace qui regroupe toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour préparer et animer un workshop efficace. Dans le webinar ci-dessous, vous trouverez la méthodologie complète pour préparer et animer un workshop à distance et en sous-groupes Klaxoon.

Parmi les autres outils digitaux, on peut citer :

  • Microsoft Teams intègre de nombreux programmes comme skype, power point, Word…, ce qui en fait un outil particulièrement performant pour un travail d’équipe. Les participants peuvent s’échanger différents fichiers en utilisant la visioconférence, la messagerie ou encore l’audio.
  • Zoom est aussi largement utilisé pour les visioconférences avec une capacité qui va jusqu’à 10.000 participants.
  • Google Drive permet l’échange fluide de documents, est  un outil auquel les entreprises recourent pour l’organisation de workshop virtuels.
  • Slack permet l’échange de fichiers, conversations, email… en plus de la possibilité d’intégrer des applications externes.
  • GitMind, un logiciel de mind map intéressant pour structurer les idées des participants lors d’un workshop.

En dehors de ces outils collaboratifs très populaires, il y en a d’autres : Jira, Monday, Trello et Beekast

Les spécificités à prendre en compte pour un workshop à distance

On considère que deux heures est la limite de concentration lors d’un atelier virtuel, il est donc toujours plus bref que le workshop traditionnel. Il est aussi conseillé de ne pas dépasser les 10 participants dans ce type d’atelier.

L’atelier collaboratif classique ou virtuel nécessite un animateur capable de s’adapter à son public. Le succès de l’évènement repose en grande partie sur ses épaules. Les participants sont parfois, peu réactifs ou polémiques et l’animateur doit pouvoir changer le climat pour que les objectifs du workshop soient atteints.

Vous avez maintenant toutes les pour l’organisation et l’animation des workshops. À vous de jouer !

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Pascale Delaunoy
Rédactrice-juriste, épicurienne par choix, j'ai la passion des livres, des voyages et de l'art sous toutes ses formes. Pourquoi écrire ? Pour partager ses connaissances.