Comité de direction : 6 conseils pour organiser un CoDir efficace

La comité de direction ou CoDir est une réunion stratégique qui permet d'arbitrer sur les grandes décisions d'une entreprise. Elle nécessite une organisation rigoureuse pour être vraiment efficace.
comité de direction : codir d'une entreprise

Le CoDir fait partie des éléments fondamentaux pour assurer la bonne marche de l’entreprise. Lorsqu’il est bien structuré, il peut être source de nombreux bénéfices pour la croissance de l’entreprise. Toutefois, lorsque le comité de direction n’est pas optimisé, il n’apporte pas des nouveautés et les participants peuvent avoir l’impression de perdre leur temps. Lorsque vous tenez un CoDir, il est essentiel de l’organiser pour qu’il soit productif. Voici ce que vous devez savoir à ce titre.

Qu’est-ce qu’un comité de direction ?

Le comité de direction ou CoDir est un groupe de pilotage des directeurs de l’entreprise. Il se déroule de manière régulière selon la taille de l’entreprise et permet aux dirigeants de prendre des décisions et de faire un suivi des résultats. Ainsi, le CoDir peut se tenir au quotidien, hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement. Les grandes décisions stratégiques et opérationnelles sont la plupart du temps validées par cette équipe de direction.

Qui sont les membres du CoDir ?

Les membres du conseil de direction sont :

  • Le directeur général,
  • les directeurs des services supports : ressources humaines, marketing et relations publiques, finance,
  • les directeurs des services opérationnels.

Les directeurs des différentes régions peuvent aussi se joindre au comité en cas de besoin. Il est impératif que chaque fonction de l’entreprise soit représentée dans le CoDir. De plus, le nombre de membres ne doit pas être excessif afin que chacun puisse avoir le temps de prendre la parole. Chaque membre du comité stratégique doit garder en tête que ce dernier vise uniquement l’intérêt collectif.

VOIR AUSSI : Reprise d’entreprise : les étapes pour reprendre une société

Comment organiser un comité de direction vraiment utile pour votre entreprise ?

Voici des conseils pour organiser un comité de direction efficace pour votre entreprise.

Limiter le nombre de participants

Le comité stratégique est une réunion indispensable visant à optimiser la croissance de l’entreprise sur tous les plans du business jusqu’au bien être des salariés. L’une des premières règles pour un CoDir utile est de limiter le nombre de participants. Ce comité doit uniquement comprendre les personnes qui jouent un rôle essentiel dans le pilotage de l’entreprise.

Lorsqu’un CoDir compte un grand nombre de personnes, il est fort probable qu’il y ait un manque d’engagement des participants et une stagnation des décisions. Cette situation peut fortement impacter l’avancement de la stratégie de l’entrepreneur. Il est conseillé d’opter pour l’invitation des participants selon l’ordre du jour établi.

Il s’agira d’inviter de manière ponctuelle les membres qui ont l’expertise ou la responsabilité nécessaire pour optimiser le déroulement du comité de direction.

Inviter très tôt les participants

Il est essentiel de prendre en considération les impératifs de temps et de lieu des différents membres lorsque vous fixez la date de la réunion de direction. Certains membres sont constamment en déplacement et il est aussi probable que d’autres soient dispersés dans différentes zones. Il n’est donc pas évident de regrouper tous les membres le même jour, d’où l’importance de prévenir chacun le plus tôt possible afin qu’ils puissent s’organiser.

Préparer un ordre du jour

Un comité de direction rime forcément avec un ordre du jour. Celui-ci doit donc être préparé et défini au préalable pour permettre à chaque participant de connaître les sujets qui seront abordés et de préparer son intervention. Les sujets qui seront abordés lors du CoDir d’entreprise doivent être portés à la connaissance de tous.

ordre du jour codir

Chacun a la liberté d’apporter ses propositions et son avis sur les sujets pour faciliter la prise de décisions. Il est donc recommandé d’envoyer l’agenda avant le CoDir afin que tout le monde puisse se pencher sur les points nécessitant une réflexion préalable. Lors de la définition de l’ordre du jour, vous devez déterminer les sujets prioritaires et stratégiques pouvant donner lieu à des partages et des prises de décision.

Le conseil de direction est une réunion où les sujets importants et les sujets de communication stratégique sont traités par les participants. Ce sera également l’occasion de faire une synthèse des projets, études de marché et des chiffres clés des directions.

Synthétiser les actions de la réunion précédente dans l’ordre du jour

Vu que le CoDir a pour objectif de préparer l’avenir de l’entreprise, il est impératif de rappeler brièvement les plans d’actions qui étaient définies dans la réunion précédente. Tout le monde doit assimiler ce qui a été retenu durant les rencontres précédentes. Le comité de direction doit permettre de gagner du temps. Il n’est pas envisageable de passer des heures sur les actions définies précédemment.

Il faudra juste partir des constats déjà établis lors des réunions passées. Pour ce faire, ayez à votre disposition une synthèse regroupant les décisions et les plans d’action des rencontres précédentes. Toute l’équipe de direction doit y avoir accès pour un meilleure valorisation des résultats de cette réunion.

Garantir l’accès équitable à l’information

Vous devez assurer un accès équitable à l’information à tous les participants de la réunion. Tous les documents nécessaires doivent être réunis et transmis aux différents membres. Chacun d’eux doit avoir facilement accès à l’historique des décisions et des plans d’action mis en place.

Faire un suivi des différentes décisions d’un CoDir à un autre permettra d’éviter les non-dits et autres rebondissements qui peuvent entraîner une perte d’efficacité. Un accès équitable à l’information permettra à tout un chacun de tirer des informations oubliées dans l’historique pour mieux comprendre un processus ou une décision.

Pensez à disposer d’une solution de stockage des différents contenus des réunions de direction pour éviter les pertes de données.

Rédiger un compte rendu opérationnel

Lors de la réunion de direction, chaque membre joue un rôle spécifique dans l’atteinte des objectifs qui ont été fixés. Chacun doit connaître les résultats attendus ainsi que l’échéance des actions. Un compte rendu opérationnel constitue ainsi le meilleur moyen d’assurer le respect des engagements et des décisions qui ont été pris pendant le comité de direction.

Ce compte rendu doit être transmis à chaque participant dès la fin de la rencontre pour que chacun puisse l’exploiter dans l’immédiat. Il va faire un bilan de la réunion et lister les différents engagements en cours, les actions à mener et les différents responsables concernés. Ainsi, chacun s’engagera à faire ce qui a été dit et écrit dans le compte rendu. Ce sera aussi l’outil idéal pour clarifier les décisions et permettre à tous les participants d’en avoir une interprétation commune.

Pour terminer, il est important de ne pas laisser les décisions prises lors du comité tourner autour de l’entreprise. Celles-ci doivent être intégrées aux projets de l’entreprise et à son activité.