Que l’on soit entrepreneur à succès ou encore en début d’activités, une bonne gestion des factures est cruciale pour suivre l’évolution de ses activités. Seul ou avec plusieurs collaborateurs, cette importance ne diminue pas pour autant. Et c’est très souvent ce qui pèse dans la balance lorsque des structures décident s’il faut choisir un logiciel de facturation ou utiliser simplement Excel ou Google Sheets. Quoique ces deux derniers offrent de nombreuses fonctionnalités pour éditer et suivre ses factures, ils ne sont pas précisément faits pour cela. En revanche, un logiciel de facturation est plus adapté et vous apporte de nombreux avantages.
Sommaire :
La loi impose-t-elle l’utilisation d’un logiciel de facturation ?
En France, la loi n’impose pas l’utilisation de logiciels de facturation aux entrepreneurs ou entreprises.
La législation actuelle accorde à chacun d’utiliser les moyens qu’il trouve pour créer ses factures : logiciel Excel, Google Sheets ou encore manuscrite, peu importe le moyen utilisé pour créer la facture. Tout ce que la loi ordonne, c’est que ladite facture doit comporter toutes les informations légales au sujet de l’entrepreneur ou de l’entreprise qui l’émet. Entre autres, nous avons :
- nom de l’entreprise,
- l’adresse de l’entreprise,
- le numéro de SIRET ou de SIREN,
- le numéro de la facture,
- La date d’émission
- La description des services ou des biens vendus,
- Le montant à payer,
- Les conditions et moyens de paiements.
Le but est d’offrir aux indépendants et jeunes entreprises le contrôle sur leur finance, d’opter pour les outils qu’ils maitrisent, sans devoir investir dans un logiciel qui peut leur être coûteux. Toutefois, la conservation et la sécurisation des factures émises doivent répondre aux différentes obligations comptables et fiscales en vigueur.
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5 bonnes raisons d’opter pour un logiciel de facturation
Bien qu’il ne soit pas obligatoire, un logiciel de facturation est très pratique et offre de nombreux avantages. Entre autres, en voici 5.
Gain de temps
Un logiciel de facturation transforme la gestion des finances d’une entreprise en simplifiant des tâches souvent perçues comme chronophages et rébarbatives. En automatisant le processus de création et d’envoi des factures, les entrepreneurs peuvent consacrer plus de temps à leurs activités principales. Cette efficacité permet non seulement de réduire le stress lié aux échéances de paiement, mais aussi d’améliorer la spécialisation dans différents aspects du business.
Facilite le suivi
Ce précieux outil ne se contente pas seulement de générer des factures, il transforme également la manière dont les entreprises gèrent leur flux de trésorerie. Grâce à des fonctionnalités avancées comme le suivi en temps réel des paiements et l’intégration avec des systèmes bancaires, les entrepreneurs peuvent avoir une vision claire et précise de leur santé financière. Fini le stress lié aux paiements en retard ! Ces outils modernes permettent non seulement d’identifier rapidement les clients qui n’ont pas encore réglé leurs factures, mais aussi d’automatiser les rappels pour maximiser la récupération des créances.
De plus, un bon logiciel de facturation offre souvent des analyses détaillées sur les performances financières. Les utilisateurs peuvent ainsi visualiser quelles prestations ou produits génèrent le plus de revenus et ajuster leur stratégie commerciale en conséquence.
Facilite l’accessibilité
Le logiciel de facturation transforme par ailleurs la manière dont les entreprises gèrent l’archivage de leurs factures. Grâce à l’automatisation, chaque facture est créée et archivée en lieu sûr. Cela signifie que les propriétaires d’entreprise peuvent dire adieu au désordre des papiers et aux montagnes de fichiers perdus. En un clin d’œil, toutes les informations nécessaires sont accessibles ; une simple recherche permet de retrouver n’importe quel document.
De surcroît, cette digitalisation facilite le partage d’informations entre différents services ou partenaires commerciaux. S’ajoute à cela la possibilité d’organiser clairement ces documents par date, client ou montant : un véritable atout pour toute équipe cherchant à optimiser son efficacité opérationnelle tout en réduisant le stress lié à l’archivage traditionnel.
Nombreuses options de personnalisation
Même si la variété n’est pas garantie par tous, ces logiciels ne se contentent pas d’automatiser le processus de création des factures ; ils offrent toujours des options de personnalisation poussée qui reflètent l’identité unique de chaque entreprise. Vous pourrez ainsi ajouter votre logo, vos couleurs d’entreprise et même choisir la mise en page qui vous ressemble. Cette attention au détail non seulement renforce votre image de marque, mais offre également à vos clients une expérience plus agréable et mémorable.
De plus, un tel logiciel permet d’adapter les modèles de facture aux différents types de services ou produits que vous proposez. Vous pouvez créer des options spécifiques pour générer des devis personnalisés ou des factures récurrentes adaptées aux besoins particuliers de vos clients fidélisés.
Réduit les erreurs
L’autre atout inconditionnel de ces outils est leur capacité à réduire les erreurs humaines. En automatisant le processus de facturation, ce type de logiciel limite les risques d’inadvertance liés à la saisie manuelle des données. Par exemple, il garantit que les montants sont correctement calculés et que toutes les taxes applicables sont appliquées, évitant ainsi des retards ou des pénalités avec l’administration fiscale.
De plus, beaucoup de ces outils intègrent des fonctionnalités intelligentes comme des vérifications en temps réel et des alertes pour signaler toute anomalie potentielle dans les informations saisies. Cela permet aux entreprises non seulement d’améliorer leur efficacité opérationnelle, mais également de renforcer leur crédibilité auprès de leurs clients.
