Choisir un bon logiciel de facturation est un moyen de vous faciliter la vie quotidienne en tant qu’entrepreneur. Dans le monde professionnel, on est souvent amené à éditer des factures régulièrement. C’est certes une tâche administrative chronophage, mais indispensable pour assurer le développement ainsi que la prospérité de votre entreprise. Et c’est la raison pour laquelle vous devez opter pour un outil de facturation performant afin de réaliser facilement et rapidement les factures et les devis. Toutefois, il faut savoir que le logiciel de facturation ne se choisit pas n’importe comment. Voici quelques conseils qui vous aideront à choisir la version adaptée à votre activité.
Sommaire :
Prenez en compte les besoins de votre entreprise pour choisir le bon logiciel de facturation
Les logiciels de facturation ont été pensés pour la gestion et l’édition des factures, en parfaite conformité avec les normes en vigueur. Ils vous permettent ainsi d’éditer les devis et de gérer vos clients de manière optimale. En ce sens, ils comportent un certain nombre de fonctionnalités utiles pour une gestion comptable facilitée, et pour trouver un logiciel de devis et factures adapté, mettez en avant les besoins de votre entreprise en termes de facturation. Établissez une liste des fonctionnalités nécessaires afin de gérer votre facturation.
Si vous gérez une PME ou une TPE, alors nous vous conseillons de choisir un logiciel tout-en-un pour la gestion des devis, de la comptabilité et de la facturation. Dans le cas où vous auriez une plus grande entreprise, alors vous aurez besoin d’un outil de facturation dotée d’une gestion commerciale et de fonctions comptables avancées.
Penchez-vous sur l’articulation du logiciel avec un outil de comptabilité
Il existe des logiciels de facturation proposant un déversement automatique des factures de vente. En d’autres termes, l’ensemble des données collectées dans l’outil seront par la suite converties en écritures comptables et injectées au niveau de la comptabilité.
Cela peut se faire de manière automatique (depuis le logiciel de facturation dans l’outil de comptabilité) ou de façon manuelle. Dans ce dernier cas, le fichier sera généré depuis un outil de facturation et importé à travers le logiciel de comptabilité.
Il s’agit d’une fonctionnalité grâce à laquelle vous pourrez gagner du temps et réduire les risques d’erreur pendant la saisie comptable.
Accordez une grande importance à l’ergonomie
Un logiciel de facturation doit être clair et intuitif pour l’utilisateur. Il est en effet essentiel que la navigation soit fluide et dotée d’une interface simple. Ce qui veut dire que les personnes qui vont l’utiliser doivent se sentir à l’aise.
Pour vous assurer de l’ergonomie de l’outil, nous vous conseillons de faire un test du logiciel de facturation avant de l’acheter. Il existe de nombreux logiciels proposés en version d’essai durant une période limitée de 7 à 30 jours. Mais notez que les fonctionnalités de la version d’essai pourront être limitées.
Au cours de cette phase de test, vous pourrez vous faire une opinion personnelle sur l’ergonomie du logiciel. Ce sera aussi l’occasion de vérifier que l’outil correspond aux besoins de votre entreprise.
Préférez un service client réactif
Même si vous vous procurez un logiciel de facturation à l’interface simple avec une prise en main rapide, vous pourrez avoir besoin d’informations supplémentaires relatives à son utilisation. Plus les fonctionnalités mises à disposition sont nombreuses, et plus les questions que se poseront les utilisateurs seront fréquentes.
Préférez un fournisseur doté d’un site accessible à tous et qui répond fréquemment aux interrogations. Différents canaux peuvent aussi être mis à disposition pour assister les utilisateurs en permanence. Le logiciel de facturation vous permet de gagner du temps. C’est pourquoi il est important de bien le maîtriser afin d’optimiser son usage au quotidien au sein de votre parc informatique.
Quid des possibilités de personnalisation du logiciel de facturation ?
Il est essentiel que le logiciel de facturation propose à ses utilisateurs diverses fonctionnalités de personnalisation. On peut citer par exemple l’ajout de votre logo d’entreprise, le choix du type et de la taille de police, la mise en page aux couleurs de l’entreprise…
Il peut aussi être utile de demander si l’outil vous donne la possibilité d’enregistrer différents modèles de factures : selon le destinataire par exemple (entreprise ou particulier), selon les enseignes de l’entreprise…
Le format du logiciel de facturation
L’outil de facturation en ligne que vous choisirez doit être conforme à vos besoins. Un outil en cloud vous permettra de fournir des factures de n’importe quel endroit à partir de votre ordinateur, du moment que vous avez accès à Internet. Il y a aussi des logiciels qui s’installent sur le système informatique sans besoin de connexion Internet.
Enfin, on trouve aussi des applications mobiles de facturation performantes très utiles pour les professionnels qui sont souvent en déplacement.
Choisir son logiciel de facturation est une étape décisive qui aura un impact sur le bon fonctionnement d’une entreprise. En plus des aspects techniques, n’oubliez également pas de prendre en compte le prix dans votre choix. Évitez de tomber dans la spirale générée par la quête de l’offre moins chère.
