Dans une entreprise, le lancement d’un projet de développement ou d’une stratégie marketing se fait de manière méthodique et programmée. Toute l’opération doit être méticuleusement planifiée dans un cahier des charges, rédigé selon la vision du chef du projet. Le cahier des charges se révèle donc être d’un apport indispensable. Pour une meilleure compréhension, il importe de s’interroger sur ce qu’est un cahier des charges. Comment se présente-t-il ? Quel est son contenu ? Comment se rédige-t-il ? Nous vous disons tout dans cet article.
Sommaire :
C’est quoi un cahier des charges ?
Le cahier des charges est un document de travail qui permet d’avoir une vue globale sur une opération, avant même son lancement.
Définition et types de cahiers des charges
Un cahier des charges, ou CDC, est un document qui permet de formaliser les besoins, les objectifs, les contraintes, les attentes, les délais et le budget prévisionnel d’un projet marketing. En somme, le cahier des charges fixe le cadrage du projet. Il est rédigé par le chef de projet, mais il peut également l’être par un prestataire.
Lorsqu’il est rédigé pour poser le cadre du déploiement marketing d’une entreprise, le cahier des charges doit apporter des informations clés, nécessaires à un prestataire. Le but étant de lui permettre de valablement faire une proposition d’un mode opératoire. Nous vous recommandons d’accorder toute son attention à sa rédaction et non de la négliger.
Il existe généralement deux types de cahiers des charges : le type fonctionnel et le type technique.
- Le cahier des charges fonctionnel
Il trace les contours du projet, il définit les besoins auxquels répondra le futur produit, notamment en termes de fonctionnalités. Ce dernier sert de base à la rédaction du cahier des charges technique.
- Le cahier des charges technique
Celui-ci se concentre sur l’aspect technique du développement du projet. Il transforme les besoins fonctionnels en exigences techniques et ressort les contraintes. Le cahier des charges technique est indispensable aux développeurs du projet. Il leur permet d’optimiser les chances de répondre efficacement aux besoins posés.
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Rôle et moment de la rédaction d’un cahier des charges
La rédaction d’un cahier des charges dans un projet marketing permet de ressortir les points essentiels du projet. Il s’agit notamment de :
- Mener une réflexion sur les objectifs et les définir ;
- Déterminer les priorités du projet ;
- Faciliter la compréhension du projet par les différents interlocuteurs ;
- Faire une estimation du budget et des délais nécessaires pour réaliser le projet ;
- Ressortir un plan de charge pour le pilotage de la gestion des ressources.
En somme le rôle du cahier des charges dans un projet marketing, est de servir de base à la planification et au pilotage du projet.
La rédaction du cahier des charges intervient en amont du projet marketing. Le document est établi avant même le lancement du projet pour définir les particularités et les objectifs du projet. Sa rédaction en amont du projet trouve justification en le fait qu’il joue un rôle essentiel dans la compréhension uniforme du projet entre toutes les parties prenantes. Il permet de réduire les risques de malentendus et d’optimiser la gestion du projet.
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Comment rédiger un cahier des charges ?
La rédaction d’un cahier des charges marketing doit présenter les points essentiels du projet. Il s’agit notamment du contexte, des objectifs, de la méthodologie, des livrables, du planning et du budget. Ces points peuvent être répartis en deux groupes, à savoir : la présentation du projet et l’inventaire de ses besoins et contraintes.
La présentation du projet
Avant de parler du projet proprement dit, il faut déjà présenter l’entreprise. Cette présentation n’est pas forcément exhaustive. Il s’agit juste de décrire l’entreprise en quelques mots en présentant son secteur d’activité et son marché, ses produits et services, sa vision et ses interlocuteurs.
S’agissant du projet proprement dit, il faut présenter ici son contexte, notamment les besoins auxquels il devra répondre. Quelle est l’origine de ces besoins et qui sera bénéficiaire du projet ? Il faut également parler des objectifs et du périmètre du projet. Il est parfois important de faire part des projets précédents. En effet, si d’autres projets ont précédemment été lancés dans ce même domaine, du marketing en l’occurrence, il est important de le noter.
Le cahier des charges doit en outre présenter la cible du projet marketing (âge, profession, salaire, centres d’intérêt, etc.). Le chef de projet ou le prestataire qui rédige le cahier des charges doit surtout faire une évaluation de la concurrence. Bien que cela ne soit pas absolument indispensable, il est toujours avantageux pour l’entreprise de connaitre ses concurrents, principaux ou secondaires.
L’inventaire des besoins et contraintes
Cette seconde partie du cahier des charges a pour but de clarifier la solution à apporter par le projet. Tout part ici des besoins des clients.
La mention des besoins dans le cahier des charges se fait en deux volets. Il faut tout d’abord définir les objectifs et les nécessités liées au projet et ensuite les besoins des clients qui seront solutionnés par le projet marketing. Celui-ci peut avoir plusieurs objectifs tels que l’augmentation de la visibilité de l’entreprise, l’attraction de nouveaux prospects ou encore le gain en notoriété. Il faut surtout bien distinguer les besoins et les objectifs dans le cahier des charges.
S’agissant des contraintes spécifiques auxquelles peut être confronté le projet, elles peuvent constituer un véritable obstacle à sa mise en place. Il est donc important de les mentionner dans le cahier des charges afin d’en informer les différents interlocuteurs. Les contraintes peuvent être liées à la juridiction, aux délais ou encore au budget.
Les délais et le budget requis sont des contraintes qu’il convient d’aborder plus particulièrement. Le cahier des charges doit indiquer avec précision le temps imparti pour la réalisation du projet. A ce niveau, il faut faire preuve de réalisme. Il faut surtout que le délai indiqué soit raisonnable afin de permettre la réalisation complète ou totale du projet.
Enfin le budget, ce dernier fait partie des immanquables dans un cahier des charges. Il est des cas où le budget s’avère ne pas correspondre au coût réel du projet. Dans ce genre de cas, se présente une alternative, à savoir : soit allouer un budget supplémentaire pour couvrir tout le projet, soit revoir à la baisse les attentes.
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Quelques exemples de cahiers des charges
Tous les cahiers des charges ne sont pas forcément identiques. Le cahier des charges est le reflet de la vision de l’entreprise. Aussi, pour chaque type de projet et en fonction de l’entreprise, il est possible d’avoir des cahiers des charges différents les uns des autres. Voici deux exemples de cahiers des charges marketing à titre d’illustration.
Exemple de cahier des charges marketing N° 1
- Société
Description de la société, éléments clés : Activité, chiffres-clés, esprit d’entreprise et grands axes de communication.
- Positionnement concurrentiel
Principaux concurrents sur internet, avantages concurrentiels, positionnements.
- Contexte du projet
Eléments déclencheurs du projet : dans quel contexte et de quel besoin est né le projet (communication, vente, marketing, juridique, organisationnel, stratégique, concurrentiel).
- Analyse de l’existant
Plan marketing en cours, cibles, points forts, points faibles, axes d’amélioration.
- Benchmarck
Analyse concurrentielle, bonnes pratiques à copier ou à améliorer.
- Stratégie
Objectif principal et objectifs secondaires : motivations et bénéfices attendus ;
Cibles : Profils, besoins/attentes, types d’action que l’on attend d’eux ;
Contraintes : techniques, juridiques, planning, budget, promotionnelles.
Exemple de cahier des charges marketing N° 2
- Présentation de l’entreprise
Nom de l’entreprise, secteur d’activités, marché, chiffres clés (chiffre d’affaires, capital, etc.).
- Contexte et enjeux
L’état actuel de l’offre de l’entreprise (position dans le cycle de vie produit, les forces et les faiblesses) ; Etat du marché et des concurrents (leur part de marché, leurs forces et leurs faiblesses ; les tendances d’évolution pour les années à venir sur le marché (évolution de la réglementation, arrivée potentielle d’un nouveau concurrent, etc.).
- Objectifs
Objectifs stratégiques (renforcer l’image de marque), objectifs quantitatifs (chiffre d’affaires généré par le nouveau produit, nombre de citations dans la presse).
- Méthodologie
Le processus, les modes opératoires, etc.
- Livrables
Les attentes sur la forme des résultats attendue, qualité, quantité, périodicité.
- Planning prévisionnel
Les délais, la date de lancement, date de formation des forces de vente, la date de rendu final souhaité.
- Budget
Le montant de l’enveloppe budgétaire du projet. Cette information est indispensable au chef de projet pour arbitrer entre les différentes possibilités méthodologiques.
Il faut noter que le cahier des charges peut également contenir en annexe des verbatim clients. Ces derniers permettent de comprendre les insatisfactions ou les manques exprimés par les clients dans la gamme de produits actuelle de l’entreprise. Par ailleurs, le cahier des charges doit faire mention de l’innovation, surtout si celle-ci s’inscrit dans un marché associé à des contraintes particulières telles que l’interdiction d’une matière.
En somme, il faut retenir que le cahier des charges est un outil essentiel à la conception, la planification, et l’exécution d’un projet. Son importance s’étend jusqu’au suivi de la performance ou de l’efficacité du projet. La rédaction d’un cahier des charges est donc indispensable pour réussir tout projet marketing.
