Tous les ans, les entreprises sont tenues d’élaborer une déclaration de comptes annuels auprès des autorités compétentes. Ce document se dépose au greffe du tribunal de commerce relevant de la circonscription administrative dont dépend l’entreprise. Toutefois, même si cette déclaration est généralement publique (et les comptes annuels sont visibles par le public, les tiers et concurrents), une entreprise peut décider de faire une déclaration de confidentialité des comptes et rendre ces derniers inaccessibles au public, aux tiers et aux concurrents.
Qu’est-ce qu’une déclaration de confidentialité des comptes ? Quelles entreprises peuvent rendre leurs comptes confidentiels ? Comment demander la confidentialité de ses comptes annuels ? Toutes les réponses et bien plus dans cet article.
Sommaire :
Qu’est-ce que la déclaration de confidentialité des comptes annuels ?
Le dépôt de compte annuel est une disposition légale qui oblige les sociétés et/ou entreprises à déclarer leur état de trésorerie. Sa définition n’est pas standard, mais il s’agit de faire un bilan économique et financier d’une entreprise sur une année d’exercice. L’objectif est de permettre à l’État d’apprécier la comptabilité et la solvabilité d’une structure sur la base de certains critères de performance. Il devient plus facile d’évaluer la gestion d’une société, y compris son évolution au fils des ans.
La confidentialité des comptes donne la possibilité à l’entreprise de ne pas rendre son résultat annuel public.
Cette option est à la portée des sociétés qui peuvent à chaque fois demander au greffe du tribunal compétent de garder les comptes déposés secrets. La confidentialité peut être totale ou partielle, selon les cas. L’entreprise devra donc faire, non plus une simple déclaration des comptes, mais une déclaration de confidentialité des comptes annuels. De cette façon, les comptes annuels ne seront pas publiés dans le Bodacc, le bulletin officiel d’annonces civiles et commerciales. La « publication au Bodacc » met l’accent sur la publicité des business modèles du RCS.
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Quelles sociétés sont concernées par la confidentialité des comptes ?
D’emblée, toutes les sociétés ne sont pas concernées par la confidentialité des comptes. La loi n’autorise pas certaines entreprises à rendre secrets leurs comptes annuels en raison de leur taille et de la nature de leur activité. Toutefois, la confidentialité des résultats annuels concerne :
Les micro-entreprises
Pour les micro-entreprises, l’option de confidentialité porte sur l’ensemble des comptes annuels au sens strict de l’article L123-16-1 du Code de commerce. Mais avant de profiter du secret des comptes, les TPE ou micro-entreprises ne doivent pas dépasser certaines limites en termes d’effectif et de chiffre d’affaires. Les seuils à ne pas dépasser sont les suivants (deux de ces trois seuils ne doivent pas être dépassés) :
- Un total du bilan chiffré à 350 000 €
- Un chiffre d’affaires net de 700 000 €
- Un effectif de 10 salariés
Par ailleurs, la confidentialité des comptes sera totale pour cette catégorie d’entreprises.
Les petites entreprises
Pour les petites entreprises, la confidentialité porte exclusivement sur les comptes de résultat au sens strict de l’article L123-16 du Code du commerce. Tout comme les micro-entreprises, certains seuils ne doivent pas être dépassés, afin de profiter de la confidentialité des comptes annuels. Concrètement, les petites entreprises ne doivent pas dépasser deux de ces trois limites :
- Un bilan global de 6 millions d’euros
- Un effectif de 50 employés au cours de l’exercice
- Un chiffre d’affaires net de 12 millions d’euros
Les moyennes entreprises
Les moyennes entreprises sont aussi concernées par la confidentialité des comptes. Mais pour que le greffe reçoive votre demande de confidentialité de publication simplifiée du bilan (compte) ou de l’annexe, deux des trois seuils suivants doivent être respectés, à savoir :
- Un chiffre d’affaires net de 40 millions d’euros
- Un bilan total de 20 millions d’euros
- Un effectif de 250 employés
Retenez que dans le cadre de la publication confidentielle des bilans ou annexes, le rapport du commissaire aux comptes ne fait pas foi. Il ne doit en aucun cas figurer dans le dossier.
N.B. Seules les entreprises qui font partie de ces trois catégories (micro-entreprises, petites entreprises et moyennes entreprises) peuvent faire la demande de confidentialité auprès du greffe du tribunal compétent en la matière. Les SARL, S.A. et autres sociétés ne sont pas concernées.
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Qui peut voir le contenu d’une déclaration confidentielle des comptes annuels ?
Lorsque vous faites la demande de confidentialité des comptes annuels, le greffe ne publie pas vos résultats dans le bulletin Bodacc. Les comptes de votre entreprise ne s’exposeront pas au public ou aux tiers. Mais ils sont transmis aux autorités compétentes pour évaluation et appréciation. Les seuls à avoir accès au contenu d’une déclaration confidentielle de comptes sont donc :
- Les administrations
- La Banque de France
- Les autorités judiciaires
La confidentialité des comptes permet à l’entreprise de garder secrètes sa stratégie comptable ou sa situation financière. Elle permet aussi de limiter des revendications relatives à l’augmentation des salaires.
Comment demander la confidentialité des comptes annuels ?
La déclaration des comptes sera la même pour toutes les entreprises concernées par cette mesure. Mais il faudra donner des précisions en fonction du type d’entreprise et en prenant appui sur le texte de loi de référence.
Le contenu de la demande de déclaration est le suivant :
- Des informations sur le déclarant : il est question d’indiquer l’identité de l’entreprise. Mentionnez le nom, la raison sociale, l’immatriculation au RCS, le numéro SIREN. N’oubliez pas de mentionner l’identité du représentant légal et la qualité du signataire de la demande de confidentialité.
- L’objectif de la déclaration : précisez qu’il s’agit bien de la déclaration de confidentialité de votre micro-entreprise. S’il s’agit d’une petite entreprise, parlez de déclaration des résultats ou de déclaration simplifiée du bilan s’il s’agit d’une moyenne entreprise.
- L’engagement du déclarant : le soussigné doit attester sur l’honneur que toutes les informations contenues dans sa demande de confidentialité sont exactes. Il doit aussi certifier que la société concernée respecte les dispositions légales en vigueur afin de bénéficier du secret des comptes.
Après avoir rédigé votre demande, vous pouvez la déposer au greffe du tribunal de commerce compétent.
Le greffe à son tour va étudier votre demande et mettra la mention « confidentielle » dans l’avis de publication du Bodacc après approbation. Le greffe remettra alors un certificat à l’entreprise dépositaire des comptes annuels. Ce document précise que ladite entreprise a bel et bien déposé ses comptes au greffe et qu’ils ne peuvent en aucun cas être communiqués aux tiers. Vous pouvez télécharger un modèle de déclaration en ligne.
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Quand faire une déclaration de comptes annuels ?
La loi fixe un délai de 1 à 7 mois à compter de la date de tenue de l’assemblée générale de clôture de l’exercice ou de l’établissement du rapport des comptes. Si le dépôt se fait par voie électronique, les sociétés concernées ont un délai de 2 mois suivant la validation des comptes par l’assemblée générale. L’article L232-21 du Code du commerce donne plus de précision quant au délai de dépôt des sociétés en nom collectif et des sociétés à responsabilité limitée.
Les comptes annuels se déposent au greffe du tribunal de commerce. Si par exemple la société tient son assemblée le 31 décembre, ou du moins clôture ses comptes à cette date de l’année, elle devra les déposer entre le mois de janvier et le mois de juillet de la nouvelle année. Si les délais prévus par la réglementation en vigueur ne sont pas respectés, cette société s’expose à plusieurs sanctions.
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Risques et sanctions en cas de non-respect du délai de dépôt des comptes annuels
Des sanctions pécuniaires s’appliquent en cas de retard de dépôt des comptes annuels au greffe par les sociétés concernées. Mais avant, le greffe doit relancer les dirigeants de la société du retard accusé. Si la réponse n’est pas immédiate ou favorable jusque-là, le président du tribunal enjoint sous astreinte la société ou le responsable de la société à procéder au dépôt des comptes annuels dans un bref délai. Si le délai imparti n’est toujours pas respecté par les cadres de l’entreprise, alors le président du tribunal devra dresser un procès-verbal.
La société se trouvera dans l’obligation de payer une amende pénale. Cette dernière peut osciller entre 1 500 € et 3 000 € selon les cas. Le résultat est sans équivoque et l’amende peut être doublée si jamais il s’agit d’une entreprise récidiviste ou bien en cas de récidive. Par ailleurs, les dispositions de l’article L 232-24 du Code de commerce prévoient une amende pécuniaire pour chaque jour de retard. De plus, cette disposition légale permet au président d’ordonner une enquête après un mois de non-dépôt de comptes annuels.
Outre ces sanctions, la société en cause risque des poursuites judiciaires et des sanctions civiles. Les personnes (salariés, partenaires commerciaux, etc.) ayant subi un préjudice par cet acte peuvent demander des réparations devant une juridiction compétente.
L’entreprise se trouvera donc obligée de dédommager ou de verser des intérêts aux plaignants, ce qui fera gonfler sa facture en l’espèce.
Maintenant, vous savez ce qu’est une déclaration de confidentialité des comptes, comment la faire, quand la faire, qui peut la faire et bien d’autres informations à son propos. Pour les entreprises qui peuvent en profiter (micro, petites et moyennes entreprises), cette déclaration de confidentialité des comptes permet par exemple de garder secrètes sa stratégie comptable ou sa situation financière, ou encore de limiter des revendications relatives à l’augmentation des salaires.
