Le développement d’une activité dépend en grande partie de l’organisation que l’on met en place. Il faut pouvoir répartir les différentes tâches quotidiennes en fonction des priorités. Voici quelques astuces pour réussir !
Pour mener à bien ses activités et bien se développer, il faut une bonne organisation, peu importe le domaine. Il est primordial d’apprendre à mieux gérer ses journées de travail pour être plus efficace et plus performant. Il a été prouvé que la qualité de l’organisation au travail impacte directement la productivité des travailleurs, mais également sur leur niveau de stress. Il s’agit donc d’un élément fondamental pour le développement des activités d’une entreprise. Toutefois, il n’est pas toujours évident d’être organisé entre les différentes tâches à effectuer, les rendez-vous auxquels on doit assister, la quantité d’informations à traiter quotidiennement… Découvrez ici quelques astuces efficaces pour bien gérer votre temps.
Sommaire :
Un agenda en ligne pour l’organisation de votre activité
Tenir un agenda est essentiel si l’on veut bien s’organiser et éviter d’être dépassé par les événements. C’est l’une des règles de base de l’organisation. Il est presque impossible de conserver en mémoire toutes les activités et tous les rendez-vous quotidiens. Le plus simple est donc de planifier toutes les tâches à faire dans un agenda. En plus de vous permettre de travailler sereinement et de respecter les différents délais, cela favorise la réduction du stress. La planification des activités vous évite des imprévus et vous donne une totale maîtrise sur vos journées. L’agenda ne vous permet pas uniquement de prévoir les tâches à effectuer le lendemain. Vous avez aussi la possibilité de planifier celles de la semaine ou du mois à venir. Cela vous permet ainsi de garder une vision à long terme sur vos objectifs.
Vous trouvez les agendas physiques trop encombrants ? Il est aujourd’hui possible d’avoir une version en ligne qui se montre plus efficace que celle classique. Cet outil est particulièrement adapté aux professionnels qui souhaitent avoir une trace de leurs rendez-vous et de leurs engagements, sans pour autant s’encombrer d’un document. En effet, si vous avez besoin de mettre de l’ordre dans votre emploi du temps, les fonctionnalités d’un agenda professionnel en ligne vous permettent de gérer votre temps et votre activité sans le moindre problème. L’outil est conçu de façon à optimiser le taux de remplissage de l’emploi du temps du professionnel qui l’utilise. Vous êtes un travailleur indépendant et vous disposez de plusieurs créneaux libres dans votre emploi du temps ? L’agenda en ligne vous permet de les utiliser plus efficacement pour optimiser votre temps. Il vous suffit d’indiquer les activités qui peuvent être réalisées pendant ces créneaux.
L’agenda en ligne a aussi la particularité d’être accessible sur différents supports (ordinateur, téléphone, tablette…). Vous pouvez ainsi consulter ou ajouter des tâches partout où vous êtes (au bureau, à la maison ou en déplacement). Cet outil pratique peut aussi servir de canal pour avoir de nouveaux clients. L’agenda en ligne pour professionnel vous permet de proposer les services que vous indiquez dans les créneaux libres à vos nouveaux clients. Cela constitue un moyen efficace de développer votre activité.
Une boîte mail bien organisée, un élément majeur à prendre en compte
Une mauvaise gestion de votre boîte mail peut entraîner la baisse de votre productivité. Cela peut également être une source de stress, en ce sens que vous pouvez passer à côté de beaucoup d’emails importants. Il est donc indispensable de commencer par mettre de l’ordre dans votre boîte mail. La règle de base à respecter est de tout faire pour ne pas se laisser dépasser par les emails non lus. Vous réduisez ainsi la pression de façon considérable, ce qui vous permet de travailler dans de meilleures conditions. Pour cela, nous vous conseillons de consacrer un moment de votre journée pour le traitement de vos courriers.
Vous pouvez par exemple vous fixer une heure au cours de la journée (idéalement le matin) pour lire vos emails et envoyer les réponses nécessaires. Pour être plus efficace, commencez par ceux qui nécessitent un temps de traitement réduit. Identifiez donc les emails qui demandent une réponse brève et rédigez-la sans attendre. Pour ceux qui nécessitent un temps de traitement plus important, l’idéal est de créer des répertoires et de les classer en fonction de l’importance. Il est également possible de trier les courriels par dossiers thématiques. On suppose que vous travaillez dans une entreprise de BTP. Vous pouvez par exemple créer des dossiers pour les devis, pour les travaux en cours et pour les projets finalisés dans votre boîte mail. Les mails de relance peuvent aussi être regroupés dans un dossier. En procédant ainsi, vous ne perdez plus de temps à rechercher un email et vous gagnez en efficacité.
Il est également possible de programmer des réponses automatiques dans le cas où vous seriez absent ou trop occupé pour répondre aux mails. Si votre boîte déborde souvent de messages promotionnels qui n’ont pas réellement d’intérêt, l’idéal est de vous désabonner des newsletters superflues. Votre messagerie n’en sera plus polluée et vous ne serez plus distrait par ces alertes.
Connaissez-vous la matrice d’Eisenhower pour l’organisation des tâches ?
La matrice d’Eisenhower fait partie des outils de référence pour une meilleure organisation du travail sur votre journée ou votre semaine. Imaginée par Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis, elle repose sur deux critères : l’urgence et l’importance. La matrice d’Eisenhower a pour but de faciliter la priorisation des tâches des professionnels et d’accroître leur productivité. Elle constitue également une aide à la prise de décision.
Fonctionnement de la matrice d’Eisenhower
Le principe de l’outil est assez simple. Il s’agit de classer les tâches en fonction de leur niveau d’importance et d’urgence. On obtient ainsi une matrice qui prend la forme d’un tableau à quatre cases ou quadrants :
- case 1 : les tâches importantes et urgentes (à faire),
- case 2 : les tâches importantes et non urgentes (à planifier),
- case 3 : les tâches non importantes, mais urgentes (à déléguer),
- case 4 : les tâches non importantes et non urgentes (à abandonner).
Comme vous pouvez le deviner, le quadrant 1 comporte les tâches qui nécessitent une attention particulière et une action immédiate. Si vous voyez une mission urgente sur votre liste et dont les conséquences impactent directement l’avancée de votre projet, il faudra la classer dans la case 1. Le quadrant 2 doit contenir les tâches avec un degré d’urgence inférieure à celles du quadrant 1. Il s’agit de celles dont les échéances sont un peu lointaines, mais qui ont quand même une certaine importance pour vous.
Les tâches à classer dans le quadrant 3 sont celles à accomplir immédiatement, mais qui n’ont aucune incidence sur votre projet à long terme. Vous pouvez par conséquent les déléguer pour vous concentrer sur les missions urgentes qui ont des conséquences sur votre entreprise. En ce qui concerne le quatrième quadrant, il regroupe les tâches qui ont très peu d’importances et qui ne sont pas non plus urgentes. La plupart d’entre elles représentent même une entrave pour votre avancée. Vous pouvez donc les abandonner si vous le souhaitez. Cela n’aura aucune conséquence sur votre entreprise.
Avantages de la matrice d’Eisenhower
Les avantages de la matrice d’Eisenhower sont très nombreux. C’est un outil qui permet d’apprendre à gérer au mieux son temps et ses priorités. En l’utilisant dans le cadre de vos activités, vous n’aurez plus l’impression d’être tout le temps débordé. La définition des priorités est une compétence à forte valeur ajoutée que la matrice d’Eisenhower vous permet de développer. Elle est primordiale pour vous focaliser sur vos objectifs et sur les missions qui pourront vous permettre de développer votre entreprise de façon pérenne.
Grâce à cet outil de gestion, vous pourrez classifier efficacement vos différentes tâches. Cela vous donne une idée claire sur les actions à mener en priorité. Vous n’aurez également plus de mal à déléguer les tâches de moindre importance. La matrice d’Eisenhower s’utilise aussi bien dans la vie professionnelle que privée. Ses domaines d’application sont nombreux et variés (organisation du travail, gestion du temps, prise de décision, priorisation, délégation à un tiers…).
