Comment optimiser l’onboarding RH ?

L’onboarding est le terme technique en entreprise qui désigne le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur au sein d’une structure. La démarche se fait juste après un entretien concluant et l’arrivée du travailleur dans la société. L’onboarding englobe l’intégration du travailleur sur tous les plans : administratifs, humains, matériel, etc.  La réussite de cette étape est déterminante pour l’évolution du salarié, sa motivation et sa productivité mais s’avère aussi et surtout déterminante pour l’organisation interne et les performances de l’enseigne. L’onboarding se fait en plusieurs phases clés. De nouveaux outils numériques dédiés à l’onboarding rh simplifient considérablement le processus.

Les étapes clés de l’onboarding

L’onboarding se fait en différentes phases cruciales, de la découverte des locaux et de l’équipe à la prise de poste. Une préparation est nécessaire, en premier lieu, pour mettre au mieux la nouvelle recru à son aise. Le recruteur qui était en contact avec le candidat lors de la phase de recrutement devrait elle-même prendre en charge personnellement l’intégration de la nouvelle recru.

Les étapes clés de l’onboarding sont les suivantes :

  • la préparation de l’arrivée : avant le jour J, à savoir l’arrivée dans les locaux de la société, le nouveau collaborateur devrait disposer de son contrat de travail. Il remettra le document dument lu et signé lors de son premier jour de travail. Le recruteur, le manager ou le chef d’équipe doit aussi annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur au personnel et notamment aux membres du département qu’il intègre et préparer dès lors son poste de travail avec tout son matériel,
  • la découverte de l’environnement de travail : le premier jour au sein de l’entreprise commence par un point sur les conditions de travail, sur les valeurs de l’entreprise, l’organisation interne en générale d’un point de vue professionnel et humain (horaires de travail, les congés, etc) . Cela se fait au niveau le pôle RH. S’ensuit une visite des locaux et notamment du lieu de travail ainsi qu’une présentation des collaborateurs. Il est d’usage d‘organiser une petite fête de bienvenue ou un repas avec le personnel ou l’équipe pour présenter officiellement le nouveau salarié. La personne chargée de l’onboarding doit aussi présenter la nouvelle recru aux référents qui pourront l’aider en cas de problème et qui dispenserons des réponses à ses éventuels questionnements sur la vie en entreprise, son travail ou tout autre problématique. Le nouveau collaborateur prend aussi connaissance des valeurs de l’enseigne ainsi que des missions et de ses responsabilités à cette étape de l’onboarding,
  • l’intégration proprement dite : le nouveau collaborateur rejoint son poste de travail et peut commencer à travailler.

L’accueil des nouveaux venus au sein du personnel exige l’implication de chaque collaborateur. En effet, une bonne ambiance, une bonne entente est la clé de la réussite de l’intégration. La cohésion d’équipe contribue grandement à optimiser les performances du département et de l’ensemble de la structure.  

La meilleure solution pour optimiser l’onboarding

L’onboarding est une tâche chronophage autant pour le manager que pour la nouvelle recru et pour le personnel. Le temps est précieux en entreprise. Ce processus est pourtant primordial et incontournable.  Il existe de nombreuses solutions digitales qui facilitent et accélèrent le processus d’onboarding RH en entreprise.  

La plateforme numérique HeyTeam offre notamment plusieurs fonctionnalités pratiques pour simplifier les tâches d’onboarding RH. Le manager ou le responsable RH crée son réseau. Il y ajoute les salariés concernés. Il peut, ainsi, assurer une gestion efficace des ressources humaines.

L’outil digital offre notamment des fonctions diverses allant de la récolte et du partage de documents et de pièces administratives à la signature de documents en passant par le choix de la mutuelle, la diffusion des informations importantes au sein de la structure, l’organisation des réunions et des rendez-vous professionnels sur l’agenda en ligne accessibles à tous les utilisateurs, l’envoi d’invitations pour des formations, des ateliers, etc. Le manager n’a qu’à ajouter chaque nouvelle recrue sur la plateforme pour lui permettre de découvrir l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise et de son équipe. Tous les dossiers et les renseignements  importants sont accessibles.

Pour faciliter davantage la tâche du manager, la solution HeyTeam peut être associée  aux principaux outils d’administration RH existants et courants au sein des entreprises modernes tels que ADP, Namely, Bamboo, etc, aux plateformes de discussion instantanée de groupe comme Slack, Work, Yammer, Facebook, etc ainsi qu’aux différents outils d’organisation ( Outlook, Google, iCal, etc). Une communication fluide et rapide est un levier important de la réussite de l’onboarding.

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