La dématérialisation des factures est-elle obligatoire ?

Les factures électroniques sont un gain de temps et de stockage pour les entreprises. Mais est-ce obligatoire ? Zoom sur l'aspect légal de la dématérialisation des factures !

dématérialisation des factures

La dématérialisation des procédures représente aujourd’hui une tendance qui se répand à travers le monde entier. Elle a commencé il y a quelques années de cela. En parallèle, de nombreux pays mettent progressivement en œuvre des dispositions relatives à la numérisation de certains documents comptables essentiels. Tel est notamment le cas de la France qui a prévu de soumettre le secteur privé à l’obligation d’adopter un système de facturation électronique. Cependant, cette nouvelle norme ne s’appliquera qu’à partir du 1er juillet 2024. Dans tous les cas, il s’avère important de se renseigner sur le sujet afin d’anticiper les éventuels changements à opérer dans votre entreprise.

Que dit la loi de finances 2020 sur la dématérialisation des factures ?

Selon l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, l’article 153 de la loi de finances 2020 entrera en vigueur à partir de 2024. Il oblige toutes les entreprises à émettre et à accepter les factures au format électronique. Sont concernées par cette règle :

  • les grandes entreprises (à partir du 1er juillet 2024),
  • les entreprises de taille intermédiaire (à partir du 1er janvier 2025),
  • les PME et les microentreprises (à partir du 1er janvier 2026).

En dehors de la dématérialisation des factures, la loi de finances 2020 prévoit également l’obligation de transmettre certaines données à l’administration fiscale. Néanmoins, il convient de préciser que cette norme ne vise que les échanges commerciaux réalisés avec des entreprises non établies en France. Les transactions effectuées par un assujetti de la TVA avec un non-assujetti sont aussi concernées par cette règle. Il suffit à la France d’obtenir une autorisation de l’Union européenne pour appliquer cette loi.

Notons que depuis le 1er janvier 2020, les entreprises privées sont déjà contraintes de dématérialiser les factures qu’elles envoient au secteur public. Les deux parties en tirent profit. Les entreprises peuvent constater un allègement de leur charge administrative et une diminution des délais de paiement. Quant à l’établissement public, il est susceptible de connaître en temps réel les activités des entreprises.

La nouvelle norme établie par l’article 153 de la loi de finances a pour principal objectif de généraliser la pratique. Ainsi, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA seront obligées de procéder à la dématérialisation de leurs factures. Les principaux avantages acquis sont multiples : simplification de la vie des entreprises, renforcement de leur compétitivité, amélioration de la détection de fraude, etc.

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Comment procéder rapidement à votre dématérialisation ?

Pour procéder rapidement à la dématérialisation de vos factures, vous devez utiliser un outil adapté, efficace et fiable. Différentes solutions sont proposées sur le marché, mais pour choisir le logiciel de facturation qui vous convient, prenez en compte divers critères essentiels. Dans cette optique, considérez la conformité de l’outil, ses fonctionnalités et ses dispositifs de sécurité.

Optez pour un outil de dématérialisation des factures conforme à la réglementation

La solution de dématérialisation choisie doit vous permettre de traiter des factures électroniques conformes à la réglementation. À cet effet, notez que celles basées uniquement sur la technologie LAD ne sont pas appropriées vis-à-vis du gouvernement. Selon ce dernier, elles ne vous donnent pas l’occasion de vérifier la cohérence des données lors de la saisie des factures sur la plateforme. Elles ne garantissent pas non plus l’authenticité de l’émetteur ni la lisibilité et l’intégrité des données permettant de connaître la valeur légale des factures.

Certes, les détails de la réglementation à venir sont encore méconnus, mais ses principes généraux sont donnés avec certitude. Veillez à ce que l’outil défini réponde à ces deux exigences.

Utilisez un logiciel de dématérialisation des factures doté de fonctionnalités utiles

Pour profiter pleinement des avantages de la facturation électronique, utilisez une solution qui automatise le processus de saisie et de validation des factures. Dans cette optique, trois principaux points sont à considérer :

  • l’encaissement : choisissez une plateforme centralisée qui vous permet l’accès à plusieurs formulaires et méthodes de dépôt,
  • le contrôle : la solution doit être en mesure de contrôler la cohérence et l’existence des données (en particulier les informations obligatoires) ainsi que des doublons,
  • la standardisation : la solution doit pouvoir vous fournir des factures dans un format standardisé afin de vous faire gagner du temps.

Si vous souhaitez utiliser un outil vraiment performant, veillez à ce qu’il mette différents tableaux de bord à votre disposition. Cette option vous permet de suivre le paiement de vos factures. Vous aurez une meilleure visibilité sur le règlement de vos créances (factures réglées et impayées). Votre outil de dématérialisation de factures doit également fournir une interface « fournisseur » afin d’aider vos partenaires à contrôler l’état de traitement de leurs factures. D’ailleurs, cette fonctionnalité a l’avantage de limiter les appels à la comptabilité vis-à-vis de leurs dettes impayées.

Choisissez un dispositif de facturation électronique capable de garantir la sécurité des données

La sécurité fait partie des principaux critères à considérer avant de choisir une solution de dématérialisation efficace et fiable. Choisissez un outil conforme PAF (piste d’audit fiable) pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures électroniques. Ainsi, vous aurez la possibilité de rejeter automatiquement les factures non conformes en envoyant des alertes à leur émetteur. Ce dernier pourra les modifier selon les dispositions en vigueur.

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Quels sont les risques encourus en cas d’erreurs dans les factures dématérialisées ?

Les règles régissant l’établissement des factures dématérialisées sont encore ignorées de certaines entreprises et de leurs services comptables. En effet, de nombreuses personnes sont habituées aux factures délivrées sous PDF simple et non sécurisé. Or, ce format déroge aux garanties d’authenticité et d’intégrité exigées par les législateurs. L’administration fiscale a alors le droit de les rejeter. Il faut savoir que la déduction de la TVA imposée aux entreprises est complètement discutable en l’absence de pièces comptables probantes. Le défaut d’émission d’une facture peut entraîner une pénalité égale à 50 % de son montant.

Quant aux mentions obligatoires manquantes ou inexactes, elles sont susceptibles de faire l’objet d’une pénalité de 15 € par facture. Dans tous les cas, il est impossible que le montant de cette peine pécuniaire soit supérieur à 1/4 de la valeur de la facture. D’un point de vue pénal, l’entreprise ainsi que ses dirigeants peuvent être poursuivis. En effet, le non-respect des obligations relatives à l’établissement des factures représente un délit.

Si le dirigeant est mis en cause, il peut être condamné à une amende de 75 000 €, voire de 150 000 € en cas de récidive. L’entreprise encourt une amende de 375 000 €, qui passera à 1 500 000 € en cas de récidive. Elle risque également une peine d’exclusion des marchés publics pour cinq ans.

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Quels sont les avantages des factures dématérialisées ?

La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages, particulièrement pour les entreprises. Elle permet notamment une réduction des coûts, une tâche moins chronophage et une sécurisation optimale du processus. Elle favorise également les relations client-fournisseur et contribue à la protection de l’environnement.

Une réduction des coûts

Le premier avantage (et non des moindres) de la dématérialisation des factures est la réduction des charges. Selon les études réalisées par Ernst & Young : si le coût de traitement d’une facture en papier avoisine les 15 €, celui d’une facture électronique représente le tiers. Grâce à la dématérialisation : moins de papier, moins d’impressions, moins de mailing, moins de classement.

Un gain de temps

La dématérialisation des factures permet d’accélérer plusieurs opérations administratives d’une entreprise. La saisie et le contrôle des données sont automatisés et les processus d’approbation sont plus fluides. De même, les litiges sont traités rapidement et les états d’avancement des règlements sont mieux suivis. D’ailleurs, vos collaborateurs passent moins de temps sur des tâches administratives répétitives et à faible valeur ajoutée. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des opérations stratégiques et utiles à votre développement.

Une sécurisation optimale du processus

Utiliser du papier consiste souvent à : imprimer, numériser, trier, classer, archiver, etc. Or, la réalisation de ces étapes manuelles est susceptible d’entraîner des erreurs et même des pertes ou des dommages aux documents. Dans cette optique, la dématérialisation des factures permet de sécuriser le processus de facturation en automatisant les opérations et en fiabilisant le stockage. Des circuits de vérification et des contrôles automatiques sont ainsi en place, garantissant l’authenticité et la fiabilité des factures électroniques.

Une amélioration des relations client-fournisseur

La dématérialisation des factures améliore la relation entre les clients et les fournisseurs. En effet, 70 % des directeurs financiers remarquent une réduction considérable au niveau du temps de traitement des transactions. Les raisons en sont multiples. D’abord, les e-factures sont envoyées en temps réel, évitant tout retard et tout frais de transport.

Ensuite, certaines étapes du traitement sont annulées, en l’occurrence : le tri du courrier, la saisie des données, le contrôle de la conformité, etc. La circulation des informations interdépartementales et interentreprises est accélérée. Par ailleurs, la traçabilité des factures électroniques permet de suivre l’état de leur traitement. Grâce à ces avantages, les sources de litiges entre clients et fournisseurs sont minimisées et les délais de paiement sont optimisés.

Une contribution à la protection de l’environnement

Enfin, la dématérialisation des factures réduit votre empreinte carbone, car elle limite l’utilisation des papiers et des encres d’imprimerie. Elle évite également le recours aux moyens de transport terrestre, maritime et aérien, une industrie énormément polluante. Elle peut ainsi faire partie de votre politique de responsabilité sociétale et favoriser votre image vis-à-vis de vos clients, de vos fournisseurs ainsi que de vos collaborateurs.

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