L’Extrait Kbis est-il obligatoire ? Dans quels cas ?

Le Kbis est un document qui permet d'authentifier une entreprise. Cet extrait K est nécessaire pour nombreuses démarches administratives de l'entrepreneur. Voyons dans quels cas il est obligatoire de le fournir !

extrait kbis obligatoire

Le document Kbis est comparable à une carte d’identité pour une entreprise. Cette immatriculation atteste de sa valeur juridique et peut être demandée aussi bien par des partenaires que des clients. Mais le document Kbis est-il pour autant obligatoire ? Vous trouverez la réponse dans la suite de cet article. 

Le document Kbis, obligatoire pour qui ?

Le Code du Commerce met en avant trois types de structures pour lesquelles le document Kbis est obligatoire. Parmi elles, on retrouve tout d’abord les associations. Celles-ci étant enregistrées au Registre National des Associations (RNA), elles n’ont pas pour objectif premier l’exercice d’une activité commerciale. Néanmoins, il se peut que certaines réalisent des transactions financières. Dans ce cas, ces associations doivent être enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et avoir en leur possession un extrait Kbis. En général, sont concernées les associations émettant des titres de créances négociables ou des obligations au sein de leur activité. 

Le cas des auto-entreprises et des sociétés commerciales

La seconde structure concernée par la détention d’un Kbis est la micro-entreprise. En effet, tout entrepreneur ayant une activité commerciale se doit d’être affilié au RCS. Suite à la demande d’immatriculation, un extrait K est fourni aux personnes physiques. Il s’agit de l’équivalent du Kbis et la seule différence réside dans le fait que ce dernier est à destination des personnes morales. C’est donc bien le document K qui est indispensable aux micro-entreprises. Du côté des démarches, elles sont équivalentes à celles du Kbis. Elles peuvent être réalisées directement en ligne, ou auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Enfin, la troisième structure concernée par le Kbis est la société commerciale. Celle-ci peut avoir diverses formes :

  • La Société Anonyme à Revenus Limités (SARL).
  • La Société par Actions Simplifiées Unipersonnelle (SASU).
  • La Société par Actions Simplifiées (SAS).
  • L’Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL).

Dans ce cas, le Kbis pourra être utilisé pour répondre à des appels d’offres publics, mais aussi servir à l’ouverture d’un compte professionnel.

extrait kbis : document administratif d'entreprise

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Dans quels cas l’extrait Kbis est-il indispensable ?

Concrètement, toute entreprise exerçant une activité commerciale doit être inscrite au RCS. Par conséquent, elle détient un document Kbis. En revanche, une société qui ne serait pas au RCS n’aurait pas d’obligation de détenir un extrait Kbis. Par activité commerciale, on entendra une structure concernée par la négociation de marchandises et proposant des prestations jugées de nature commerciale. Cela peut donc aussi bien concerner le BTP que le transport ou l’immobilier.

Et si les entreprises non commerciales ne sont pas affiliées au RCS, la loi impose qu’elles soient enregistrées. Ainsi, des documents sont fournis en fonction de la catégorie d’une société et sont équivalents au Kbis. Par exemple, l’avis de situation SIRENE concernera les professions libérales, quand l’extrait D1 sera à destination des artisans.

Le K Bis a-t-il un délai de validité ?

Si le document Kbis est valable pour toute la durée de vie d’une entreprise, il se peut dans certains cas qu’il doive avoir moins de trois mois pour être considéré comme valable. C’est notamment le cas lorsqu’une entreprise répond à un appel d’offres. Pour obtenir un nouveau certificat K Bis, un entrepreneur devra alors se tourner vers le greffe du Tribunal auprès duquel une société est immatriculée. Alors si vous souhaitez renouveler votre document, il est possible de réaliser une demande en ligne, via un site intermédiaire.

Enfin, il faut savoir que certaines sanctions peuvent être appliquées dans le cas où une entreprise ne serait pas en capacité de présenter son Kbis. En cas de dissimulation d’activité, elle s’exposerait à une amende de 225 000 euros pour les personnes morales et de 45 000 euros pour les personnes physiques. Côté sanctions pénales, celles-ci peuvent aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement.

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