Sociétés : quelles informations légales communiquer ?

Chapô : Toute entreprise à l’obligation d’afficher certaines informations légales sur ses documents officiels. Découvrez les mentions qui doivent impérativement y figurer.

Souvent négligées ou méconnues, certaines mentions légales doivent impérativement être communiquées par les entreprises. Cela se fait à travers les factures, les sites web, les documents imprimés, les brochures, etc. En d’autres termes, il est important pour tout entrepreneur, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale, d’ajouter certaines informations qui facilitent son identification ou encore la mise en contact avec les clients. Que vous les imprimiez directement ou les ajoutiez avec un tampon, certaines données concernant votre entreprise ou votre activité doivent être accessibles de façon claire. Alors, quelles sont les informations légales à communiquer ?

Utilisez un tampon encreur pour ajouter les mentions légales

Pour reporter plus facilement les informations légales concernant votre entreprise sur vos documents, pensez à vous procurer un cachet. Celui-ci se présente comme un sceau unique que vous pouvez commander en ligne ou dans un magasin professionnel. Il comporte un certain nombre d’informations légales à savoir la dénomination sociale, le statut juridique, le montant du capital social, le SIRET et la TVA auto-entrepreneur intracommunautaire.

Le cachet d’entreprise est apposé sur l’ensemble des documents officiels. Bien qu’il ne soit pas obligatoire et ne dispose pas de valeur juridique, il est tout de même recommandé pour renvoyer une image crédible de votre entreprise.

Suivant votre domaine d’activité, vous serez dans l’obligation de fournir des factures, des devis, des contrats et autres documents. Ceux-ci doivent contenir de nombreuses informations légales que vous pouvez choisir d’écrire au format manuscrit. Toutefois, cela peut être contraignant, surtout pour les gros volumes. Vous pouvez gagner du temps et utiliser un tampon pour votre société facilement personnalisable sur les sites spécialisés à destination des professionnels. En effet, vous pouvez faire la commande auprès d’une entreprise expérimentée. Il est ainsi possible de faire une demande de cachet en ligne. Vous pourrez alors choisir le modèle qui vous convient dans un catalogue au niveau de la plateforme. Ensuite, il ne vous restera qu’à renseigner les informations légales devant y figurer.

Généralement, les partenaires sont plus enclins à collaborer avec des entreprises dignes de confiance. La crédibilité est donc un critère important dont vous devez tenir compte pour le développement de votre société. Pour cela, il est préférable de se servir d’un tampon d’entreprise au lieu d’écrire certaines mentions à la main.

En termes de prix, sachez qu’il n’y a pas de tarif standard concernant la conception du tampon encreur. Tout dépend du spécialiste, des dimensions du tampon et de l’exemple choisi. Mais, de manière générale, nous vous conseillons de prévoir entre 20 et 40 euros pour votre commande.

tampon encreur personnalisé pour professionnels

Quelles sont les mentions légales obligatoires à tamponner ?

On distingue deux types de mentions légales obligatoires : les mentions générales et les mentions obligatoires dérogatoires ou particulières.

Les premières concernent les points suivants :

  • la dénomination sociale,
  • la forme juridique,
  • le montant du capital,
  • le numéro d’enregistrement,
  • le lieu d’enregistrement,
  • l’adresse du siège social,
  • le numéro de TVA intracommunautaire.

Quant aux mentions obligatoires particulières, elles peuvent varier en fonction de certaines spécificités relatives à la nature de l’entreprise. En réalité, les mentions obligations générales concernent principalement les SNC, SCA, SCS, SE ou SARL. Il convient ainsi de noter que les SA et SAS ne peuvent pas mentionner le montant de leur capital social, mais elles peuvent recevoir une injonction de le faire.

Aussi, une société à capital variable doit apporter des précisions. En ce qui concerne l’entrepreneur individuel, il doit désigner l’objet de l’activité, la part de patrimoine affecté, le nom qui précède ou suit l’acronyme EIRL. Pour les auto-entrepreneurs non assujettis à la TVA, ils sont tenus d’apporter des précisions à travers la mention de la formule TVA non-applicable, selon l’article 293 B du CGI.

Enfin, la micro-entreprise artisanale doit mentionner la nature de son activité ainsi que les limites de ses garanties assurance. L’adresse de l’assureur est aussi une information capitale.

mentions légales obligatoires à tamponner sur un document

Définissez les mentions obligatoires en fonction de votre mode de gestion

Le mode de gestion d’une entreprise, indépendamment du statut juridique, a un impact sur les mentions obligatoires de celles-ci. Par exemple, il faudra préciser la manière dont la gestion est assurée dans les cas suivants :

  • dans le cadre d’une location-gérance ou bien avec la collaboration d’un gérant mandataire,
  • selon le mode d’organisation défini, s’il s’agit par exemple d’une société anonyme, d’un conseil d’administration avec PDG ou d’un conseil de surveillance avec directoire,
  • dans le cadre d’un contrat d’appui où il faudra préciser le nom de l’entreprise d’appui, le siège social ainsi que le numéro d’immatriculation,
  • si l’entreprise fait l’objet d’une procédure collective de liquidation judiciaire.

Selon le document, il peut y avoir de légères différences concernant les mentions légales à communiquer.

Le papier à en-tête

Indispensable à toutes les activités professionnelles, celui-ci doit comporter des mentions légales telles que la dénomination sociale, la forme juridique, le capital social, l’adresse du siège social… À cela s’ajoute la mention RCS suivie de la ville d’enregistrement, le numéro SIREN, etc. Étant donné que le papier à en-tête n’est pas un document anodin, il est essentiel d’y faire figurer le maximum d’informations, même certaines obligations non obligatoires.

La facture

Ici, les règles formelles ainsi que les mentions obligatoires deviennent plus nombreuses. Le plus souvent d’ailleurs, elles sont définies par le Code général des impôts. En plus des mentions habituelles (dénomination, adresse du siège social…), on ajoutera les références de la facture, le numéro de TVA intracommunautaire, les caractéristiques du produit ou du service vendu, etc. Rendez-vous sur le site du service gouvernemental pour prendre connaissance des autres éléments à inclure.

Le document commercial

Lorsqu’on parle de document commercial, on pense évidemment aux dépliants, flyers, catalogues, etc. Ceux-ci doivent également comporter des mentions obligatoires qui leur sont propres. Par exemple, sur un flyer, on doit retrouver les mentions légales déjà évoquées, ainsi que les mentions relatives à l’imprimeur du document et aux conditions d’utilisation sur la voie publique. Des dispositions du code de l’environnement peuvent également s’ajouter à celles du code du commerce.

Prenez le temps de vous documenter suffisamment afin de connaître les mentions légales obligatoires et celles qui ne le sont pas. En réalité, les cas de figure sont très nombreux et il faudra savoir s’adapter à chacun d’eux. En plus des mentions obligatoires, n’hésitez pas à indiquer toute mention pouvant être utile pour votre marque.

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