» Elaborer un document complexe et structuré (compte rendu, rapport, mémoire, bibliographie …) » Intégrer les informations (image, fichiers, graphiques,…) » Maîtriser les fonctionnalités nécessaires à la structuration de documents complexes (notes de bas de pages, sommaire, index, styles, …)

Attention : il est conseillé de lire la page en entier avant de commencer le travail

Objectif : ce travail doit permettre, par la création d'un petit bulletin, un perfectionnement dans l'utilisation du logiciel Microsoft Word ainsi qu'une initiation à la P.A.O. Le fichier ainsi créé pourra servir ultérieurement à la rédaction d'une petite brochure illustrée à usage restreint (familial, association, petite entreprise, etc.). En aucun cas, ce type de document ne sera envoyé tel quel à un imprimeur pour être flashé. Il devra être, en respectant scrupuleusement les règles et les formats d'image de la P.A.O., transformé en document Pdf.

Remarques pratiques

Les couleurs dans le corps du texte correspondent, sauf erreur, à ceci :

• en Noir aux noms de fichiers (sur le disque dur),
• En Pourpre, aux textes à saisir,
• En Marron, aux noms des menus et fenêtres des logiciels.

• Voir également la partie intitulée Se préparer un P.C. convivial.

A. Création du document

1. Préparation du travail

Créer un dossier appelé EssaiPAO
Placer ce dossier sur le bureau.

Cliquer sur le lien suivant Ressources numériques du traitement de texte vers la P.A.O. et enregistrer toutes les ressources dans le dossier EssaiPAO :
- deux des trois images,
- les deux fichiers d'Excel : Camembert.xls et Tableau.xls,
- le fichier Word Tontons.doc.

Ouvrir le document Tontons.doc. Aller sur Affichage > Page.

À tout moment, il est possible de vérifier l'aspect du fichier dans Fichier > Aperçu avant impression ou en cliquant sur l'icône de l'aperçu. Enregistrer toutes les 5 minutes ou après chaque paragraphe.

2. Mise en page

Attention : il est impossible de proposer une procédure générale. Il y en a autant que de modèles d'imprimantes, de versions du système d'exploitation ou de Microsoft Office mais le travail à faire est identique ! D'autre part, la modification des marges va modifier les positions des tabulations par défaut. Il faudra les rectifier ultérieurement.

1. Aller sur Fichier > Mise en page.
2. Aller dans le sous-menu qui gère les attributs de page (voir ci-dessus).
3. Attribuer 1 cm de Marge à droite et à gauche et 1,5 cm de Marge en haut et en bas.
4. Dans En-tête et Pied de page, attribuer 0,8 cm.
5. Valider par OK.

3. Définir le style normal

1. Sélectionner tout le texte et le mettre en style Normal par le menu Style.
2. Aller sur Format > Style. Un cadre s'ouvre.
3. Le style Normal étant sélectionné, cliquer sur Modifier. Un nouveau cadre s'ouvre.
4. Cliquer dans le menu déroulant Format et descendre sur Police. Un nouveau cadre s'ouvre.
5. Cliquer sur Arial, 10 points.
6. Valider par OK.
7. Cliquer dans le menu déroulant Format et descendre sur Paragraphes... Un nouveau cadre s'ouvre.
8. Cliquer sur le menu déroulant Alignement et descendre sur Justifié.
9. Cliquer sur le menu déroulant situé à droite de Espacement - Avant : et lui attribuer 6 points.
10. Valider par OK.
11. Valider la fenêtre Modifier le style par OK.
12. Fermer la fenêtre Style en cliquant sur Appliquer.

4. Créer le bandeau de titre

1. Sélectionner le texte Les Tontons Flingueurs et aller sur Format > Zone de texte...
2. Placer ce cadre de texte contenant le titre en haut de la page, juste sous l'En-tête (s'il ny est pas !).
3. Modifier les dimensions de cette Zone de texte en l'agrandissant par les poignées. La régler parfaitement dans l'alignement des autres textes.
4. Modifier le style du texte : police : Times New Roman ; taille : 48 points ; gras ; centré.
5. Donner au fond un Remplissage de Couleur : Gris 5 % (c'est une « Autres couleurs... ») au fond de toute la Zone de texte.
   Attention : bien lire « toute la Zone de texte » : ne pas l'appliquer au texte lui-même car s'il est appliqué au texte, il va rester un espace blanc entre le bord de la Zone de texte et le texte lui-même. Chercher un peu !
6. Vérifier que la Ligne qui encadre la zone de texte ait bien une Épaisseur de 1/4 de point (0,25 pt).

5. Insertion d'un pied de page

a. Saisie du titre et de l'identifiant du mois

1. Aller dans Affichage > En-tête et pied de page.
2. Dans l'affichage En-tête et pied de page, descendre l'ascenseur (le petit rectangle qui se trouve à droite du document et qui permet de naviguer dans la page) tout en bas de la page jusqu'au Pied de page puis cliquer dans le pied de page.
3. Le pied de page possède une tabulation centrée (un T inversé) au milieu de la page et une tabulation droite située à droite (un L inversé).
4. Saisir Les Tontons Flingueurs Janvier 2006.
5. Placer le curseur devant Janvier 2006 et taper deux fois sur la touche Tabulation.
   La date va se placer à droite (il faudra régler la tabulation ultérieurement).

b. Numéro de page

1. Placer le curseur au milieu sous la tabulation centrée et cliquer sur l'icône du numéro de page, le #, pour afficher le numéro de page.

Si le numéro n'est pas bien centré, aller dans la barre des tabulations (sous la barre des menus), saisir le petit curseur de tabulation centrée (le T inversé) et le placer au centre du document. Faire de même pour la tabulation droite (le L inversé) et le placer sur le bord droit de la page.

c. Placement d'une ligne fine au-dessus du numéro

1. Sélectionner la ligne de pied de page et aller dans Format > Bordure et trame.
2. Sélectionner le trait fin continu dans l'épaisseur la plus fine (1/4 point).
3. Ensuite, dans le cadre Aperçu, cliquer une fois sur le haut du texte symbolisé dans ce cadre. Un trait fin va apparaître au dessus de ce cadre.
4. Valider par OK.

6. Insertion d'un en-tête

1. Aller sur Affichage > En-tête et pied de page.
2. Dans l'affichage En-tête et pied de page, cliquer dans l'en-tête. Saisir Les Tontons Flingueurs.
3. En utilisant la même méthode que pour le pied de page, mettre le titre en tabulation droite ou aligner à droite.
4. Modifier le style de ce texte en taille 9 points.
5. Aller dans Affichage > Page pour vérifier le résultat.

7. Insérer un Saut de section

1. Placer le curseur juste avant le F du texte Fernand Naudin et aller à la ligne (touche Entrée).
2. Aller sur Insertion > Saut et cocher la case Saut de section > Continu.
3. Valider par OK.

Nous nous trouvons à présent en présence de deux sections, la 1 et la 2 (elles s'affichent en bas de l'écran, à gauche lorsque le curseur est placé dans la section).

8. Mettre la section 2 en 3 Colonnes

1. Placer le curseur sous le saut de section, c'est-à-dire dans la section 2 et aller sur Format > Colonnes.
2. Cliquer sur 3 colonnes. Cocher la case Ligne séparatrice et attribuer 0,6 cm d'espacement entre les colonnes.
3. Valider par OK.

9. Insertion d'une photo

1. Placer le curseur juste après l'espace qui suit les deux points de la phrase ... à la jeune fille :
2. Aller à la ligne (touche Entrée) pour créer un paragraphe distinct.
3. Aller sur Insertion > Image > À partir d'un fichier.
4. Naviguer dans l'arborescence pour aller sur Bureau, ouvrir le dossier EssaiPAO et sélectionner une des images.
5. Centrer l'image.

Insertion d'une seconde photo

1. Placer le curseur juste après l'espace qui suit les deux points de la phrase Raoul Volfoni Aller à la ligne (touche Entrée) pour créer un paragraphe distinct.
2. Aller sur Insertion > Image > À partir d'un fichier.
3. Naviguer dans l'arborescence pour aller sur Bureau, ouvrir le dossier EssaiPAO et sélectionner l'autre image.
4. Centrer l'image.

Ces images sont considérées par Word comme des paragraphes dont on peut modifier le style en créant un nouveau style Image.

10. Insertion d'un clip-art

1. Placer le curseur juste avant la phrase À chaque menace ...
2. Aller sur Insertion > Image > Image de la bibliothèque.
3. Choisir un dessin en relation avec le texte et valider.
4. Redimensionner l'image si besoin est.

Si vous voulez placer ce clip-art ailleurs, soit parce qu'il illustre un propos situé à un autre endroit, soit parce qu'il vous gêne là où il est placé, n'hésitez pas à le déplacer et/ou à le redimensionner.

L'image peut être modifiée en allant sur Format > Image. Il est possible de changer l'échelle en allant sur l'onglet Taille et en modifiant le pourcentage d'échelle (garder cochée la case Proportionnelle à l'image d'origine). Il est également possible d'éditer et de modifier les couleurs.

Les clip-arts sont considérés par MSWord comme des objets. Il est possible de modifier la position de l'image en la glissant sur le document par un clic-glissé.

11. Insertion d'un tableau d'Excel

1. Placer le curseur juste après l'espace qui suit les deux points de la phrase les meilleures répliques du film : et aller à la ligne (touche Entrée) pour créer un paragraphe distinct.
2. Aller sur Insertion > Objet.
   Une nouvelle fenêtre apparaît.
3. Dans la fenêtre, cliquer sur À partir d'un fichier... 
4. Naviguer dans l'arborescence pour aller sur Bureau, ouvrir le dossier EssaiPAO et sélectionner le fichier Tableau.xls.
5. Cliquer sur Insérer.

Le tableau peut être modifié en allant sur Format > Objet. Il est possible de changer l'échelle en allant sur l'onglet Taille (garder cochée la case Proportionnelle à l'image d'origine).

12. Insertion d'un graphique d'Excel

1. Placer le curseur juste après l'espace qui suit le point de la phrase ... je disperse, je ventile. Aller à la ligne (touche Entrée) pour créer un paragraphe distinct.
2. Aller sur Insertion > Objet. Une nouvelle fenêtre apparaît.
3. Dans la fenêtre, cliquer sur À partir d'un fichier... 
4. Naviguer dans l'arborescence pour aller sur Bureau, ouvrir le dossier EssaiPAO et sélectionner le fichier Camembert.xls.
5. Cliquer sur Insérer.

Le graphique peut être modifié en allant sur Format > Objet, il est possible de changer l'échelle en allant sur l'onglet Taille (garder cochée la case Proportionnelle à l'image d'origine).

Modification des objets : par un double-clic sur l'objet, tableau ou graphique, il est possible de modifier le document d'origine. Word, par un lien, ouvre Excel et permet les modifications.

13. Insertion d'un saut de section

1. Placer le curseur juste avant le C du mot Cécile dans la dernière phrase Cécile Challier...
2. Aller à la ligne (touche Entrée) pour créer un paragraphe distinct.
3. Aller dans Insertion > Saut, cocher Saut de section > Continue.
4. Valider par OK.

Nous nous trouvons maintenant en présence de trois sections : la Section 1, la Section 2 et la Section 3 (s'affiche en bas de l'écran, à gauche).

14. Modification de la section 3

1. Placer le curseur sous le saut de section, c'est-à-dire dans la Section 3 et aller sur Format > Colonnes.
2. Cliquer sur 1 colonne.
3. Valider par OK.
4. Centrer le texte. Vous pouvez ajouter votre nom à la place des crochets dans Mise en page [votre prénom et votre nom].

Remarque : cette partie de texte est appelée l'ours.

15. Modification des Styles

Il est possible de créer des styles Titre 1, Titre 2 et Titre 3 comme sur le document précédent Mémoire sous Word.

1. Aller en Mode plan et définir le mot Éditorial en Titre 1.
2. Définir les deux noms Fernand Naudin et Raoul Volfoni en Titre 2.
3. Revenir au Mode Page.
4. Modifier le style du Titre 1 : police Times New Roman, taille 24 points, gras, italique.
   Redéfinir le style.
5. Modifier le style du Titre 2 : police Times New Roman, taille 14 points, gras, centré.
   Redéfinir le style.

Mise en forme des titres 2

1. Sélectionner le Titre 2.
2. Aller sur Format > Bordure et trame.
3. Cliquer sur l'onglet Trame de fond et dans la palette de couleur Remplissage choisir le noir.
4. Aller sur Format > Police. Dans le menu déroulant Couleurs choisir Blanc.
5. Valider par OK.

16. Mise en forme des dialogues en Italique

1. Les entourer de guillemets typographiques.
2. Sélectionner les phrases des dialogues et les mettre en italique.

Pour finir le travail, il est possible de mettre en gras, italique et 14 points, la première phrase de l'éditorial pour en faire un inter-tire.

17. Finalisation du travail

Le texte sera relu pour être convenablement filtré et pour que ne subsiste aucune erreur de typographie (ce texte a été récupéré sur Internet !). Faire tout particulièrement attention aux règles de ponctuation, aux abréviations et aux guillemets (voir la partie Bien connaître la typographie puis revenir à cette page en cliquant sur la flèche gauche de la barre d'outils du navigateur).

Le tout doit tenir sur une seule page ! En cas de problèmes, réduire de façon homothétique le graphique ou le ClipArt. Changer éventuellement la place du ClipArt.

Remarque : le nom des auteurs ne doit pas être entre crochets !

| Document finalisé au format pdf |

Un exemple de travail Terminé

Votre travail terminé doit ressembler à peu près à ça !
Remarque : il y a une petite faute de typographie dans les dialogues (cherchez-la... et ne la faites pas...)

B. Pour aller plus loin... (facultatif)

1. Création d'un tableau de Word

1. Placer le curseur après un paragraphe quelconque du texte et aller sur l'icône du tableau situé dans la barre de titre. Le tableau va se dessiner tout seul.
2. Choisir de faire un tableau de 3 colonnes et de 5 lignes par exemple.
3. Sélectionner le tableau et aller sur Format > Bordures et trame.
   Encadrer toutes les cellules du tableau par un trait continu le plus fin possible.
4. Écrire Col. 1, Col. 2 et Col. 3 dans la première ligne du tableau. Mettre en gras et centré.

2. Mise en couleurs

1. Sélectionner un Titre 1 et aller sur le petit triangle de l'icône du A dans la barre de titre. Faire glisser la souris pour choisir une couleur de texte ou pour détacher la palette détachable de la Couleur de police.
2. Ce titre peut être redéfini pour que tous les titres 1 soient de la même couleur ou laissés tels quels.
3. Sélectionner le tableau ou un paragraphe quelconque que l'on veut mettre en valeur et aller sur Format > Bordures et trame.
4. Cliquer sur l'onglet Trame de fond et choisir une couleur claire. Il est possible de combiner couleur (toujours unie) et trame (petits motifs).
5. Valider par OK.

Sauvegarder

C. Utilisation ultérieure de ce travail

Comme pour le Mémoire, cet exercice peut être réutilisé. Il peut servir à faire un petit bulletin pour un service ou une entreprise ou pour les amis...

Il suffit, par Copier-Coller ou par Glisser-Déposer, de remplacer le texte dans les colonnes (Section 2). Il est fortement conseillé de coller du format texte pour éviter les interférences entre les styles du texte collé et les styles du présent document.

Pour ce faire, aller sur Édition > Collage spécial et cocher le bouton Texte seul. Sinon copier le texte d'un document enregistré en format texte (.txt) qui aura été fermé (pour éliminer les mises en forme restées en mémoire) puis rouvert.

oOo