Charges d’entreprise déductibles : quels frais peut-on passer sur une société ?

Les charges déductibles permettent de réduire le résultat fiscal de l’entreprise. Mais quels frais ou charges sont-ils déductibles ? Sous quelles conditions ? Les réponses et plus dans cet article.

Charges d'entreprise déductibles : quels frais peut-on passer sur une société ?

Une société supporte des charges au cours de son fonctionnement, mais toutes ne sont pas déductibles, c’est-à-dire que toutes les charges supportées par l’entreprise ne peuvent pas venir en réduction du résultat fiscal de celle-ci (et donc des impôts à payer).

Ces frais et charges sont de plusieurs types (charges d’exploitation, financières, exceptionnelles, etc.), mais leur caractère déductible ou non dépend de certaines conditions. Quelles sont donc les conditions de déductibilités des charges / frais ? Quelles charges peut-on réellement déduire du résultat fiscal ? Peut-on contester le caractère déductible ou non d’une charge ? Quel est même l’intérêt de déduire certaines charges ? Faisons le point.

Conditions de déductibilité des charges 

Pour que l’on parle de charges déductibles, plusieurs conditions doivent être réunies. La charge doit :

  1. Revêtir un caractère professionnel ; en d’autres termes, elle doit être en adéquation avec l’objet de l’entreprise, servir aux intérêts économiques et financiers de la société ou à son développement. Les dépenses personnelles ne sont pas déductibles ;
  2. Disposer d’un justificatif convaincant ; c’est-à-dire qu’elle doit être assortie d’une facture, d’une note de frais ou de tout autre document pouvant justifier qu’il s’agit d’une charge et pas d’une immobilisation. Une charge doit conduire à une réduction de l’actif de la société ;
  3. Ne pas être exclue du droit à déduction de la TVA ; à cet effet elle doit obéir à une disposition fiscale spécifique. Une dépense somptuaire ne saurait être une charge déductible du résultat fiscal de votre société.
  4. Être comptabilisée pour l’exercice au cours duquel elle a été engagée.

Même si tous ces critères sont respectés, vous devez vous assurer de la cohérence entre le montant des charges et le chiffre d’affaires réalisé. Dans le cas contraire, il vous sera difficile de justifier des charges élevées par rapport à votre chiffre d’affaires.

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Les diverses charges déductibles en entreprise

De nombreux frais et charges sont déductibles sur votre société en dehors des frais de création d’entreprises (annonce légale ou immatriculation auprès du greffe). Alors, si vous vous demandez quels frais peut-on passer sur une société, voici une liste non exhaustive de ces frais, dont bon nombre sont considérés comme des dépenses ou frais professionnels.

Les frais de déplacement et de voyage

Ils sont totalement pris en charge par votre société, quel que soit le moyen de transport utilisé, à condition de répondre à un besoin professionnel. Si le voyage que vous effectuez dans les Caraïbes par exemple c’est pour rencontrer des clients ou des prospects et non profiter du soleil avec votre compagnon, alors les frais peuvent être déchargés par la société ou alors, être avancés par le gérant qui sollicitera son remboursement sous forme de note de frais.

Les dépenses déductibles dans ce cadre sont par exemple les déplacements professionnels, les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail (la distance doit être de moins de 40 km), les frais de véhicules de l’entreprise utilisés pour ses missions, les frais de véhicules personnels utilisés pour les besoins de la société, les frais d’avion et les voyages de stimulation. Sachez cependant que ce qui n’est pas déductible c’est la TVA, sauf s’il s’agit de la TVA sur les frais de péage ou de parking.

Les frais de bouche

Le salarié ou le travailleur indépendant peut obtenir le remboursement des frais de bouche engagés dans le cadre de son activité. De son côté, le dirigeant peut déduire les frais de restauration de ses employés de ses impôts.

Pour que ces frais soient remboursés, il faut préalablement qu’ils aient été engagés au cours d’un déplacement professionnel ou que le salarié ait été contraint d’être présent sur le chantier. Autrement dit, il faut que le salarié n’ait pas eu la possibilité de manger à son domicile ou sur son lieu de travail habituel. Les frais de bouche ne sont en aucun cas soumis à l’impôt sur le revenu pour le salarié, encore moins aux cotisations sociales.

Les services fiscaux ont fixé à 5.00 € TTC le montant déductible des frais de repas pris ailleurs qu’à domicile. Les frais supplémentaires engagés pour leur restauration par les salariés ou les travailleurs indépendants ne doivent pas excéder 19,40 € par jour. Ce qui revient à dire que la somme déduite par repas est de 14,40 € tout au plus. La déductibilité des frais de repas supplémentaires doit être justifiée par l’activité professionnelle, la distance entre le lieu de travail et le domicile et par un justificatif des dépenses effectuées.

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Les abonnements téléphoniques et internet

Ces abonnements sont déductibles lorsqu’ils sont souscrits directement par la société. Toutefois, si l’abonnement téléphonique ou à internet bénéficie à son gérant ou est souscrit à son domicile, certains critères doivent être réunis pour qu’il soit considéré comme une charge déductible du chiffre d’affaires de l’entreprise.

L’abonnement doit être considéré comme un avantage en nature pour le gérant. Si l’abonnement est souscrit par le dirigeant, le montant fera alors l’objet d’une imposition au titre de l’impôt sur le revenu et des charges sociales. Il reste toutefois possible d’établir une note de frais pour que le remboursement de l’abonnement soit effectué sous forme de quote-part qui correspond à l’utilisation de l’abonnement dans le cadre professionnel. Le calcul de cette quote-part ne peut excéder 50% du montant total de l’abonnement et s’effectue en fonction du nombre d’heures de son utilisation professionnelle.

Les frais kilométriques

Les indemnités kilométriques (IK) sont déductibles par exemple lorsqu’un gérant utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. Pour avoir utilisé son véhicule, il perçoit ces indemnités qui couvrent aussi bien le coût d’achat ou de location dudit véhicule, le carburant, les frais d’entretien du véhicule que l’assurance.

Pour en profiter, le dirigeant devra alors pointer le nombre de kilomètres effectués par jour, afin de les convertir en euros et donc en somme remboursable. À cet effet, il faut employer un barème suivant les chevaux fiscaux du véhicule et des kilomètres effectués.  Ces indemnités kilométriques peuvent être perçues par le gérant sans aucune imposition dans la mesure où ils sont considérés comme un remboursement de frais.

Les cadeaux d’affaires

Les frais d’achat de cadeaux sont déductibles à condition que les cadeaux aient été offerts dans un cadre strictement professionnel. Vous avez par exemple décidé de remercier vos fournisseurs en leur offrant des cadeaux à l’occasion de la fête de fin d’année ? Un client vous a-t-il passé une grosse commande et vous souhaitez le remercier en lui offrant un présent ? Alors, ces frais sont déductibles de votre résultat, si la valeur des cadeaux offerts n’est pas très élevée et si elles engagent directement les dépenses de l’entreprise. Dans ce cas, vous devez justifier que le moyen de paiement utilisé pour leur achat est bien celui de la société. Leur remboursement doit être justifié par une note de frais.  

Les frais d’achat ou de location de véhicule

Le véhicule acquis ou loué doit être au nom de l’entreprise. Il peut être acheté au comptant ou à crédit ou loué avec option d’achat ou loué pour une longue durée. Qu’il soit acheté ou loué, l’ensemble des dépenses peut être déduit du compte de l’entreprise. La société devra s’acquitter d’une taxe sur les véhicules selon le type de véhicule. Le calcul de cette taxe se fait selon la puissance fiscale ou les émissions de CO2 et selon les émissions de polluants atmosphériques.

Les frais en rapport avec le siège social

Ils sont déductibles du loyer si le siège social de l’entreprise ne se trouve pas au domicile du dirigeant. Dans ce cas, il faut surtout vérifier si le loyer n’est pas soumis à la TVA. Mais si le siège social se trouve au domicile du gérant, alors aucun impact fiscal n’est à retenir s’il s’agit d’une domiciliation à titre gratuit.

En cas de refacturation du loyer il en découle une charge dans les comptes de l’entreprise donc, un revenu imposable pour le dirigeant qui est alors soumis à l’impôt sur le revenu et à des prélèvements sociaux. Enfin, pour que la dépense passe en comptabilité, il faut une mensualisation constante.

Pour une bonne gestion de toutes factures, consultez le top 10 des logiciel de notes de frais qui vous permettront de gagner du temps de gestion et de réaliser de meilleures optimisations fiscales.

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Contestation de la déductibilité d’une charge par l’administration

L’administration fiscale se réserve le droit de contester la déductibilité d’une charge. Cependant, il est toujours possible pour la société de démontrer que c’est dans l’intérêt de son activité qu’elle a agi. Le cas échéant, il n’y a pas de redressement fiscal possible comme cela peut être le cas si l’administration fiscale parvient à démontrer l’existence d’un acte anormal de gestion.

Les opérations pouvant conduire à contester la déductibilité

Par acte anormal de gestion, situation pouvant conduire à la remise en cause de la déductibilité d’une charge, l’administration fiscale désigne les faits suivants :

  • Les prêts sans intérêts ;
  • Les dépenses sans rapport avec l’activité de la société ;
  • Les avantages commerciaux offerts sans contrepartie ;
  • Le refus de vendre afin de satisfaire les intérêts personnels du gérant.

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Quel est l’intérêt de déduire certaines charges ?

La déduction des charges n’a pas seulement un intérêt comptable. Elle participe à une meilleure gestion de l’entreprise. Savoir bien gérer les charges de son personnel ainsi que les charges en rapport avec l’activité de son entreprise garantit une bonne optimisation fiscale, le principal avantage étant de payer moins d’impôt sur les sociétés.

Plusieurs leviers peuvent être activés pour atteindre ce résultat, à savoir augmenter les charges déductibles pour minimiser le résultat imposable.

  • Il faut commencer par assurer une bonne gestion des charges pour les gérants et aussi déclarer certaines dépenses en avantages en nature, afin de réaliser des économies d’impôt sur les sociétés ;
  • Il faut ensuite utiliser les déficits fiscaux qui peuvent aider à diminuer pendant plusieurs années le montant de l’impôt sur les sociétés ;
  • Enfin, il faut connaître les crédits d’impôt ainsi que toutes les autres réductions légalement prévues dans le but d’engager uniquement les dépenses utiles à la société, et donc d’augmenter les charges déductibles.
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