L’importance du bon d’intervention n’est plus Ă prouver dans le cadre de la gestion des activitĂ©s des travailleurs (techniciens) sur le terrain. Si vous effectuez des interventions d’installation, de dĂ©pannage, de maintenance, d’assistance ou de service après-vente, alors ce document vous sera indispensable. Il existe plusieurs manières qui vous permettent de crĂ©er des bons d’interventions. Cependant, Ă l’ère de la dĂ©matĂ©rialisation et du numĂ©rique, de nombreuses solutions intelligentes Ă l’image des logiciels ont vu le jour. Ainsi, on peut dĂ©sormais se servir d’applications dĂ©diĂ©es pour crĂ©er rapidement des bons d’interventions.
Un logiciel dĂ©diĂ© pour des bons d’interventions dĂ©matĂ©rialisĂ©s
Le logiciel de gestion de bons d’intervention est une solution qui permet de crĂ©er et d’accĂ©der Ă ces documents via une application sur smartphone, tablette ou ordinateur. Le responsable de conduite d’activitĂ©, les clients, les intervenants ainsi que le service administratif pourront y accĂ©der avant, pendant et après l’intervention.
Le fait de crĂ©er des bons d’interventions grâce Ă une application permet d’amĂ©liorer la communication entre les diffĂ©rents intervenants. En effet, un logiciel comme celui-lĂ est un outil ultra collaboratif qui vous Ă©vitera les pertes ou encore les oublis de donnĂ©es. On a alors accès Ă des informations complètes, lisibles, tracĂ©es et facilement accessibles, et ce, mĂŞme sur le lieu d’intervention. Celles-ci sont Ă©galement mises Ă jour de manière automatique.
Certains champs sont dĂ©jĂ prĂ©-remplis afin d’optimiser le travail de reporting du technicien. Cette option amĂ©liore considĂ©rablement les tournĂ©es des techniciens qui vont gagner du temps sur la collecte d’informations. En quelques minutes, le bon peut ĂŞtre créé et envoyĂ© au client juste après l’intervention.
Le logiciel de bon d’intervention favorise aussi la fidĂ©lisation client. En effet, sa transparence permet aux clients de ne pas avoir de mauvaises surprises lorsqu’ils recevront leur facture. Par consĂ©quent, votre entreprise dĂ©gagera une image moderne et transparente.
Enfin, vous gagnerez beaucoup de temps en utilisant le logiciel. Il ne sera plus utile de faire de la double saisie. De mĂŞme, vous ne risquez plus de perdre vos documents sans compter que l’exportation des donnĂ©es pour la paie et la facturation est un vrai jeu d’enfant.
Les fonctionnalitĂ©s d’une application de bons d’interventions personnalisĂ©s
Les fonctions peuvent lĂ©gèrement varier d’une application Ă une autre. Dans tous les cas, l’objectif reste le mĂŞme, Ă savoir vous permettre de crĂ©er des formulaires entièrement adaptĂ©s Ă votre secteur d’activitĂ©. En ce sens, vous aurez Ă disposition des outils variĂ©s pour personnaliser vos formulaires et optimiser votre intervention. Certaines solutions disposent mĂŞme d’un mode hors ligne grâce auquel vous pourrez continuer de travailler sereinement lorsque vous n’avez aucune connexion internet. Voici quelques fonctionnalitĂ©s qu’on peut retrouver dans une application comme celle-ci.
Tout d’abord, la gĂ©olocalisation peut ĂŞtre une option très utile. Elle vous permet de gagner du temps et affichera automatiquement votre position sur une carte, dans vos rapports ou dans vos mails.
Vous pourriez aussi avoir la possibilitĂ© de prendre des photos Ă partir de votre smartphone ou tablette, puis de les ajouter Ă vos bons Ă partir de votre bibliothèque. Cela servira d’illustration Ă vos bons d’interventions ou vos comptes-rendus.
Ensuite, la signature Ă©lectronique vous permettra d’authentifier votre bon d’intervention. Les clients, fournisseurs et partenaires pourront signer directement Ă partir de leurs smartphones ou de leurs tablettes. De mĂŞme, le code-barres sera utile dans la rĂ©alisation des inventaires. Il suffira de le scanner avec votre appareil mobile pour afficher toutes les informations associĂ©es.
On peut aussi souligner le fait que ce type d’application vous permet de constituer une base de donnĂ©es client. Vous pourrez importer vos bases de donnĂ©es clients, fournisseurs ou produits pour complĂ©ter vos bons d’interventions.
Une fonction « liste et choix » pourrait vous permettre de configurer des listes de rĂ©ponses possibles. De ce fait, les collaborateurs sur le terrain n’auront plus qu’Ă sĂ©lectionner les Ă©lĂ©ments dont ils ont besoin. Vous pourrez aussi ajouter du texte manuellement ou vous servir de la dictĂ©e vocale. Grâce Ă cela, aucune information ne sera oubliĂ©e lors d’un incident ou d’une prise de contact.
Enfin, les calculs pourront ĂŞtre configurĂ©s pour Ă©viter les erreurs sur un bon d’intervention ou lors de la rĂ©daction d’une note de frais.
Les Ă©tapes Ă suivre pour crĂ©er un bon d’intervention irrĂ©prochable
Pour rĂ©ussir l’Ă©laboration d’un bon d’intervention, vous devrez suivre certaines Ă©tapes obligatoires.
Avant l’intervention
Si vous ĂŞtes le chargĂ© de la planification des interventions, c’est-Ă -dire le responsable de conduite d’activitĂ©, alors vous devez reporter sur le bon les informations relatives au client et Ă la mission. Cela facilitera la tâche aux intervenants. On doit alors trouver dans le document :
- le lieu exact de l’intervention,
- le mode d’accès : accès sous-sol, digicode…,
- les coordonnées du client,
- la date du rendez-vous et le lieu également,
- les dĂ©tails de l’intervention : missions, contraintes…,
- le matĂ©riel : les fournitures, les pièces dĂ©tachĂ©es…,
- la nature de l’Ă©quipement ciblĂ© sur le site,
- les pièces jointes utiles Ă l’intervention,
- l’historique du client.
Pendant l’intervention
Durant les opĂ©rations, le bon d’intervention servira au chef d’Ă©quipe ou au technicien pour dĂ©finir : les travaux effectuĂ©s, la durĂ©e des travaux, les pièces utilisĂ©es, les anomalies et failles, les prĂ©conisations…
Le bon d’intervention sera par la suite signĂ© par le client qui validera l’intervention des techniciens. Il pourra par la mĂŞme occasion y ajouter des remarques. Il est alors important de renseigner :
- les heures effectives de début et de fin,
- le statut de l’intervention en question : en cours, abandon…,
- les photos qui illustrent les travaux réalisés (elles doivent être jointes au rapport),
- les pièces détachées utilisées et celles qui sont manquantes.
Vous devrez aussi recueillir la signature du client. Avec le mode de signature Ă©lectronique intĂ©grĂ© dans les logiciels de bons d’interventions, vous gagnerez du temps.
Après l’intervention
Après que le bon d’intervention ait Ă©tĂ© transmis Ă la sociĂ©tĂ© prestataire, le service comptabilitĂ© se chargera d’Ă©tablir les fiches de paie et la facture des diffĂ©rents intervenants. Ensuite, vous pourrez reporter les remarques clients dans un outil CRM pour optimiser le suivi de la relation client. Le rapport d’intervention sera directement stockĂ© dans le système informatique. Il est aussi possible de l’imprimer et de l’archiver au niveau du classeur.
L’utilisation d’un logiciel de bon d’intervention : pour quels secteurs ?
Le bon d’intervention est utilisĂ© dans de nombreux secteurs d’activitĂ©. En effet, beaucoup de sociĂ©tĂ©s de services qui emploient des Ă©quipes mobiles de techniciens s’en servent dans le cadre d’opĂ©rations de maintenance. On peut donc citer des domaines comme l’informatique, l’Ă©lectricitĂ©, la climatisation, la livraison de matĂ©riel, le paysagisme, la plomberie.
Le bon d’intervention est donc bien connu dans l’univers de l’entreprise. Il se prĂ©sente sous diffĂ©rents noms : bilan d’intervention, fiche d’intervention, rapport d’intervention, compte-rendu d’intervention, bulletin d’intervention… Il permet de noter d’un commun accord avec le client tous les travaux rĂ©alisĂ©s pour lui.
Établissement du bon d’intervention : qu’en est-il des autres mĂ©thodes ?
Avant l’apparition des logiciels, les bons d’interventions Ă©taient rĂ©alisĂ©s sous forme de papier. Les entreprises les achetaient en papeterie sous la forme de carnet avec feuilles doubles ou triples autocopiantes. Les experts en papeterie et signalĂ©tique fournissaient ainsi des carnets de bons personnalisĂ©s avec le logo de l’entreprise et le remplissage se faisait de façon manuscrite.
Les autres modes d’emploi sont les rapports d’interventions Excel et les versions PDF Ă tĂ©lĂ©charger. Cependant, ces solutions classiques prĂ©sentent des limites qui sont comblĂ©es par le logiciel de bon d’intervention.
En dĂ©finitive, le bon d’intervention est un outil important pour les entreprises. Il permet l’annotation des diffĂ©rentes actions qui ont Ă©tĂ© rĂ©alisĂ©es chez le client et comportera la signature de ce dernier en guise de validation de l’intervention. La gestion des bons d’interventions via une application aidera Ă amĂ©liorer le suivi de production et d’optimiser les ressources sur tous les plans. Elle soulage aussi les techniciens dont la tâche sera plus simple.
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