Registre unique du personnel : définition, obligations et conseils pour tenir à jour

Tenir un registre unique du personnel (RUP) est une obligation pour tout employeur. Mais qu’est-ce qu’un RUP, comment l’élaborer et le tenir conforme et à jour ? Faisons le point !
registre unique du personnel

Document indispensable pour la gestion des ressources humaines d’une société, le registre unique du personnel facilite le décompte et recense tous les salariés d’une entreprise, suivant les dispositions légales relatives à cette pratique.

Toutefois, certaines mentions obligatoires doivent figurer sur ce document, afin qu’il soit conforme aux exigences prévues par le Code du travail. Des sanctions sont d’ailleurs prévues pour les contrevenants. Nous vous disons dans cet article ce qu’est un RUP, quelles informations doivent obligatoirement y figurer et comment le tenir à jour.

Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel (RUP) est un document officiel qui recense toutes les ressources humaines d’une entreprise. Il précise l’effectif global d’une structure, ainsi que les informations sur les dates d’embauche et de départ en retraite du personnel. En cas de licenciement ou de démission, le RUP doit comporter la date de départ ou de cessation d’activité de l’employé licencié ou démissionnaire. En d’autres termes, ce registre mentionne les dates d’entrée et de sortie des salariés au sein d’une entreprise dans le but de garantir une meilleure transparence et une meilleure visibilité des emplois au sein d’une entreprise.

La tenue de ce registre est en réalité d’une exigence légale. L’article L.1221-13 du Code du travail stipule que tous les employeurs sont dans l’obligation de tenir à jour un registre unique du personnel, au même titre que les autres types de registres en lien direct avec les conditions du travail ou le registre du comité social et économique (CSE). Les contrevenants sont exposés à des sanctions lourdes prévues par la réglementation en vigueur. Il s’agit notamment des amendes ou sanctions financières importantes que l’employeur devra supporter.

Le registre unique du personnel s’adresse à tous les employeurs à quelques exceptions près. Qu’il s’agisse d’une TPE, PME ou d’une S.A. et autres, les employeurs sont contraints de tenir à jour ce registre, peu importe le nombre de salariés embauchés. Il faut noter que les alternants et/ou les travailleurs en contrats d’apprentissage sont concernés par ce registre. Même les stagiaires sont inclus dans cet effectif, même si une partie spécifique du registre leur est attribuée.

Les cas particuliers

Il faut dire que certaines exceptions existent en ce qui concerne l’exigence de la tenue d’un registre du personnel unique. Il s’agit notamment des cas particuliers de deux statuts d’employeurs suivants :

  • Les particuliers employeurs : il s’agit ici des personnes qui emploient des salariés dans leur domicile, dans une maison de retraite ou dans une garde d’enfants.
  • Les associations : il est question ici des associations qui utilisent des chèques-emplois associatifs dans le cadre du recrutement et de la gestion de la masse salariale.
Registre unique du personnel d'une entreprise

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Registre unique du personnel : obligations et sanctions

Le registre unique du personnel doit comporter des mentions obligatoires. Si celles-ci venaient à manquer sur ce document légal, l’employeur s’expose à des sanctions prévues par le Code du travail. Ce document doit être édité dès le premier jour de travail d’un employé/salarié. Tous les salariés sont donc concernés, peu importe le type de contrat.

Les mentions obligatoires

Notons d’emblée que le modèle de registre n’est pas standard ou imposé. Chaque employeur peut fournir un document numérique ou papier, selon ses possibilités. Par contre, le contenu est essentiel et doit contenir toutes les mentions obligatoires. Il s’agit, selon l’article D1221-23 du Code du travail, des informations suivantes :

  • Nom et prénom du salarié
  • Nationalité
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Emploi
  • Qualification
  • Dates d’entrée et de sortie de l’établissement

Toutefois, certaines mentions obligatoires peuvent s’ajouter au registre selon la typologie du salarié. Vous avez :

  • Pour les salariés en CDD : la mention « contrat à durée déterminée ou CDD » doit figurer dans le registre unique du personnel ;  
  • Pour les salariés étrangers : les informations sur les autorisations de travail doivent figurer sur le registre. Il s’agit notamment du « type et numéro d’ordre du titre » ; 
  • Pour les titulaires d’un contrat d’apprentissage : on ajoute à la liste des obligations, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
  • Pour les salariés temporaires : il faut ajouter les mentions «nom et adresse de l’entreprise en charge de l’emploi temporaire » et « salarié temporaire » sur le registre ; 
  • Pour les salariés à temps partiel : la mention « salarié à temps partiel » est ajoutée sur la liste des mentions obligatoires du registre ; 
  • Pour les salariés appartenant à un groupement d’employeurs : on ajoute les mentions « mis à disposition par un groupement d’employeurs », suivie de « l’adresse » et de la « dénomination » dudit regroupement.

Outre les mentions relatives à la typologie des salariés, la loi donne aussi des précisions quant aux mentions obligatoires facilitant l’identification des stagiaires. Il s’agit des informations suivantes :

  • Nom et prénom
  • Date du début et de la fin du stage/formation professionnel
  • Nom et prénom du tuteur
  • Lieu de présence du stage

Les sanctions

Le Code du travail a prévu des sanctions à l’endroit des employeurs qui ne respectent pas l’obligation de tenue d’un registre unique du personnel conforme et à jour. Au moment de la présentation de ce registre, s’il s’avère que certaines mentions sont absentes, l’employeur est exposé à une contravention de 4e classe selon l’article T1228-4 du Code du travail. En d’autres termes, l’employeur est punissable d’une amende de 750 € s’il est une personne physique et 3 750 € s’il est une personne morale.

Cette amende financière est redevable autant de fois qu’il y a d’employés ou de salariés concernés. Si par exemple le nombre de travailleurs concernés est de 5, l’amende à payer sera de 5×750 € ou 5×3750 €, soit 3750 € pour une personne physique et 18 750 € pour une personne morale.

Par ailleurs, la non-présentation du registre à un inspecteur de travail dans le cadre d’une mission d’inspection représente un délit ou une entrave à l’exercice de ses fonctions. Il s’agit là d’un arrêt de la Cour de cassation du 31 janvier 2012.

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Conseils pour bien tenir un registre unique du personnel à jour

Tenir un registre unique du personnel à jour revient à vérifier si jamais toutes les mentions obligatoires y figurent et si jamais tout le personnel y est inscrit. Pour cela, certaines pratiques peuvent vous permettre de ne pas tomber sous le coup de l’article T1228-4 du Code du travail.

Vérifiez toujours vos effectifs

Il est conseillé de toujours inscrire les salariés dans ce registre dès leur premier jour de travail. Ceci permet de tenir votre registre unique du personnel à jour en cas de visite ou contrôle inopiné des agents ou des inspecteurs du travail. Par ailleurs, vous pouvez par exemple procéder au recensement de votre personnel et vérifier si le nom de chaque salarié figure dans ce registre.

Vérifiez si toutes les mentions sont inscrites dans le registre

Étant donné qu’il n’existe pas un format standard pour l’élaboration du registre unique du personnel, il est donc possible que certaines mentions obligatoires échappent à l’attention de l’employeur. Pour y remédier, rien de plus simple que de procéder à la vérification de chacune des mentions exigibles, afin d’être certains de n’omettre aucune.

Dématérialisez le registre

La digitalisation du registre permet une mise à jour rapide des informations et/ou mentions obligatoires. Il est donc préférable d’opter pour la dématérialisation du registre, car le support informatique est plus ergonomique, plus pratique et très facile à mettre à jour. Pour cela, il est recommandé de faire une déclaration à la CNIL selon les dispositions fixées par la délibération CNIL n°2004-097 du 4 décembre 2004. 

Vérifiez toutes les mentions relatives à l’affichage

L’employeur est aussi tenu par l’obligation d’affichage au regard du registre unique du personnel. Vous devez donc vérifier si toutes les informations sont mentionnées sur les affiches, à savoir :

  • L’adresse de l’inspection du travail
  • Les coordonnées d’un médecin du travail
  • Les coordonnées du service d’accueil téléphonique
  • Les avertissements sur les zones de danger et les consignes de sécurité
  • Le planning de travail incluant les jours et heures de travail hebdomadaire, y compris les jours de repos
  • Les panneaux d’affichage syndical
  • L’interdiction de vapoter ou de fumer au sein de l’entreprise (mesure de santé)
  • Le document unique d’évaluation des risques professionnels ou DUER

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Registre unique du personnel : que faire en cas de changement de statut du salarié ?

Il est clairement dit que les situations postérieures à l’embauche sont ajoutées au fur et à mesure qu’elles arrivent ou se produisent. Ceci dit, chaque modification du statut du salarié doit être portée dans le registre unique du personnel. Il s’agit notamment :

  • Des modifications relatives à la nature du lien du travail susceptibles de modifier le statut du salarié ;
  • Des modifications relatives à la suppression ou à la mutation d’une obligation de la part de l’employeur (changement de nationalité, etc.). 

En définitive, chaque employeur est obligé de tenir à jour un registre unique du personnel. Cette exigence légale permet de répertorier de façon transparente et efficace tous les salariés d’une entreprise. Ce document comporte des mentions obligatoires que l’employeur est contraint de renseigner dans son registre. En cas d’absence de ces informations, l’employeur est soumis à une contravention allant de 750 € à 3 750 € par salarié concerné. À vous maintenant d’utiliser ce guide et ces conseils pour bien tenir votre registre unique du personnel conforme et à jour.

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