Webinaire professionnel : comment choisir le meilleur outil ?

À la quête de l’outil idéal pour organiser des webinaires professionnels dans les meilleures conditions ? Ce guide vous sera d’une aide précieuse pour ne pas vous tromper dans votre choix. 

Contracté à partir des termes « Web » et « Séminaire », le Webinaire gagne aujourd’hui en popularité depuis la crise sanitaire qui limite fortement les rencontres physiques. Pratique que ce soit pour le conférencier que pour les participants, plusieurs entités et particuliers n’hésitent pas à miser sur ce type d’évènement en ligne. Canal efficace pour présenter un projet, d’échanger sur un sujet précis ou tout simplement adopter dans sa démarche marketing, le webinaire se doit d’être organisé avec soin pour assurer sa réussite. À cet effet, plusieurs éléments doivent être pris en compte afin de garantir le succès d’une Online Seminar. Voici les meilleurs conseils de planification de notre équipe de la rédaction pour un bon déroulement de votre Virtual Event.

Fonctionnement principal

Véritable moteur d’un webinaire, l’outil utilisé pour entrer en contact avec ses collaborateurs, ses clients ou ses prospects lors de votre prise de parole est d’une importance fondamentale. Ce logiciel devra en effet répondre à plusieurs caractéristiques spécifiques pour assurer le bon déroulement de la séance en ligne. Pouvant être gratuite ou sous format premium payant, la plateforme à choisir devra être considérée à partir de plusieurs points importants, dont son fonctionnement principal.

Les logiciels de webinaire disponibles sur le marché actuel peuvent être catégorisés en 2 versions : les options à télécharger et à installer, et les plateformes natives fonctionnant directement sur le navigateur. Afin d’optimiser l’accès à votre conférence en ligne pour les potentiels participants, il est conseillé de choisir un outil natif comme Livestorm, qui n’exige aucune installation spécifique. Offrant une meilleure facilité pour l’audience, cette solution assure un taux de connexion plus élevé. L’installation de logiciel de webinaire peut être complexe pour certains utilisateurs ce qui fait des solutions natives une excellente solution.

L’audience prévue

Chaque plateforme de Virtual Event détient de ses propres conditions d’usages dont les clauses d’audience comptent parmi les points primordiaux. Si certaines plateformes offrent un usage gratuit pour une audience modeste (5 – 10 personnes), la majorité des logiciels exigent le paiement d’un abonnement pour une grande audience. Avoir une idée de la largeur de votre public en ligne est donc plus qu’essentiel pour pouvoir définir quel type d’outil vous convient. Sachez que plus les participants sont nombreux, plus il sera important d’avoir un outil fiable pour s’assurer d’avoir une bande passante suffisante afin d’éliminer les bugs.

 Les diverses fonctionnalités

Pour assurer une praticité inouïe, l’outil de webinaire à choisir devra avoir les meilleures fonctionnalités possible comme :

–          Enregistrement possible pour revoir ou télécharger la conférence après diffusion en direct ;

–          Fonctionnalité live pour permettre l’interaction entre conférencier et participants : onglet ; messagerie instantanée, etc. permettant de chatter, de faire des sondages ou de répondre aux questions ;

–          Formulaire d’inscription intégré au site ;

–          Fonctionnalité backstage consistant à permettre aux intervenants d’arriver progressivement sur la plateforme sans déranger le cours de la conférence ;

–          Exportation des contacts des participants afin d’assurer la continuité de la procédure marketing,

–          Personnalisation de l’interface de visualisation ;

–          Etc.,

Selon une étude réalisée par nos équipes, les fonctionnalités et les conditions d’utilisation sont les principaux éléments qui permettent d’avoir une idée précise sur la qualité et la fiabilité d’un outil pour webinaire. Un paramétrage poussé sur une plateforme est ainsi un point non négligeable pour ceux qui souhaitent avoir une expérience d’utilisation à la hauteur de leurs exigences.

Budget mensuel

En dernière position et non des moins importantes se trouve le budget. Si la majorité des plateformes proposent un test gratuit avec un nombre de participants et une durée de live limitée, l’utilisation devient payante après la phase d’essai. Vous permettant de vous familiariser avec l’outil, mais également de prendre en compte les différentes fonctionnalités, l’essai gratuit est une occasion d’évaluer la fiabilité d’un logiciel. Cette phase de test passé peut également vous permettre d’obtenir des réductions sur le tarif en choisissant de payer à l’année.

Une fois décidé de poursuivre sur un outil, le coût de l’abonnement mensuel varie ensuite selon les caractéristiques de vos futures conférences en ligne (nombre d’animateurs, durée, nombres de participants, fréquence, etc.). La majorité des logiciels de webinaire mise sur plusieurs offres dont les tarifs augmentent en fonction des prestations incluses dans le pack. L’option starter est souvent celle qui est la moins chère parmi les abonnements et se dote de fonctions définies et de nombres de participants précis. Celle-ci suffit amplement si vous prévoyez de n’organiser que quelques séances de webinaires par mois. Au fur et à mesure que le contenu des packs est davantage complet, le tarif sera de plus en plus élevé. 

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