La gestion d’un hôtel indépendant n’est pas une tâche facile. Même avec de l’expérience et du savoir-faire, la diversification des canaux de communication et la concurrence peuvent poser des problèmes quand on dispose de peu de ressources humaines. C’est la raison pour laquelle il est préférable de s’aider d’un ou de plusieurs logiciels adaptés à son activité pour optimiser le rendement.
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Pourquoi un logiciel d’hôtellerie pour gérer un hôtel indépendant ?
En tant qu’hôtelier, votre principale tâche est la relation client, mais sans visibilité de vos offres, pas de clients ! L’activité dans l’hôtellerie indépendante étant très diversifiée, vous êtes amené à jongler entre de nombreuses tâches en même temps, parfois fastidieuses. Pour ne pas perdre de vue le cœur de son métier quand on est indépendant, il est indispensable de s’appuyer sur la technologie.
Pour vous organiser, vous avez besoin de trouver le meilleur logiciel d’hôtellerie adapté à votre problématique, celui qui vous permettra de centraliser et de mieux gérer vos tâches quotidiennes. Un logiciel d’hôtellerie fait partie de la catégorie des Property Management System (PMS), qui vous permettent de gérer les réservations, les paiements et même la communication en interne. L’objectif est de vous faciliter la tâche pour une organisation optimale, à travers une gestion simplifiée et centralisée de l’hôtel. Ce type de logiciel prouve son efficacité particulièrement lors des périodes de hautes saisons.
Quels critères pour choisir un logiciel d’hôtellerie ?
Il doit vous permettre de gérer facilement votre activité sans être une usine à gaz. Il doit pour cela répondre à certaines exigences et doit constituer un réel plus pour l’utilisateur.
Les fonctionnalités pour un hôtel indépendant
Le choix d’un logiciel d’hôtellerie se porte avant tout sur les fonctionnalités qu’il propose. Il doit en effet pouvoir répondre à vos attentes et aux objectifs fixés sans vous surcharger d’informations inutiles. De cette façon, vous aurez une vue globale sur l’ensemble de votre activité : attribution des chambres, réservations, accès aux informations des clients, gestion des tâches du personnel… Avec cet outil vous devrez être capable de vérifier instantanément et en temps réel toutes ces données. Il doit également vous permettre de réaliser facilement vos opérations comptables et fiscales.
L’ergonomie
Pour que votre logiciel d’hôtellerie soit efficace, il est indispensable qu’il offre une véritable facilité d’utilisation. À l’image des logiciels de CRM, la manipulation doit être à la portée de tous, du plus expérimenté au plus novice. Toute l’équipe doit pouvoir l’utiliser aisément sans quoi il ne pourra être jugé efficace. Prenez le temps de tester le logiciel et demandez une formation pour vous familiariser avec. Évaluez également la rapidité et la simplicité de l’exécution de ses fonctionnalités. Trop de chemins pourraient vous faire perdre du temps, de même si le logiciel est trop complexe.
La sécurité des données des clients
Être un hôtelier, c’est être amené à manipuler des informations confidentielles sur les clients, des informations qu’il est primordial de protéger. Il est donc important que le logiciel réponde à ce critère qui est loin d’être négligeable. Il vous appartient alors de vérifier si l’outil respecte les normes exigées en matière d’exploitation de données, notamment le RGPD. N’oubliez pas que ce logiciel collectera également des informations relatives à votre trésorerie et à votre organisation interne. La plateforme que vous aurez choisie devra garantir la sécurité des données des clients ainsi que les vôtres.
