Les TPE et PME ne se passent plus de logiciels ERP, tant les atouts de ces derniers sont capitaux en matière de pilotage de l’entreprise et surtout d’accessibilité, de qualité et de fiabilité des informations sur l’entreprise. Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ? A quoi sert un logiciel ERP ? Toutes les réponses dans cet article, avec en plus les types et exemples de logiciel ERP ou PGI.
Sommaire :
Définition d’un logiciel ERP
Un ERP est un progiciel qui centralise tous les éléments indispensables à la gestion de l’entreprise. ERP est l’acronyme de « Entreprise Resource Planning » littéralement traduit par « planification des ressources de l’entreprise ». En français, il se dit PGI « Progiciel de Gestion Intégrée ».
L’ERP facilite la gestion et le suivi quotidien de certaines opérations telles que la prise des commandes, l’élaboration des factures, la gestion de la comptabilité, la GRH (gestion des ressources humaines), la gestion logistique, la gestion du service achat, etc.
Toutes les informations nécessaires à la gestion de la firme sont centralisées dans un seul logiciel, en une seule base de données. Le même logiciel sert donc aux différents services de la structure.
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Avantages et limites d’un logiciel ERP
Voici les principaux avantages et inconvénients ou limites d’un logiciel ERP.
Avantages de l’ERP
Voici dans les points suivants les principaux avantages d’un logiciel ERP.
Centralisation des données
Toutes les données de l’entreprise sont centralisées dans un seul espace. Il suffit par exemple d’accéder à l’ERP pour gérer les salaires des employés, élaborer des factures, gérer les comptes clients, gérer les stocks ou encore pour gérer la production de l’entreprise. Toutes les fonctions se gèrent à partir d’un même espace. Cela assure la qualité et la fiabilité de l’information et limite les fuites.
Amélioration du pilotage de l’entreprise
Le système ERP permet au chef d’entreprise d’avoir une idée globale de la situation de sa structure. Il contrôle l’évolution des activités via les tableaux de bord préconçus et renseignés automatiquement par le logiciel.
Accès aux informations en temps réel
L’ERP rend l’information accessible à distance par tous les employés (selon les limites d’accès octroyés) et à n’importe quel moment.
Amélioration de la productivité de l’entreprise
Le logiciel ERP a un impact indéniable sur le rendement de l’entreprise. L’ERP vient faciliter la circulation de l’information, il vient automatiser la gestion et favoriser la collaboration entre tous les services de l’entreprise.
Facilitation de l’audit
Toutes les informations étant centralisées, il est facile de les regrouper, de trouver leurs origines et d’évaluer les performances des services de l’entreprise.
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Les limites des ERP
Un logiciel ERP présente également des limites qu’il convient de connaître et dont nous présentons les principales ci-dessous.
Coût élevé de son implémentation
Intégrer un ERP dans le processus de gestion de l’entreprise nécessite d’énormes moyens financiers et humains. Il exige également énormément de temps selon les modules à intégrer et la taille de l’entreprise.
Toutes les fonctions de l’entreprise en plus de la fonction informatique sont prises en compte dans l’implémentation de l’ERP.
Il revient donc aux responsables de bien évaluer le projet, de déterminer s’il constitue une solution dans la gestion de l’entreprise et les coûts que générera ce projet.
Fonctionnalités limitées à la gestion de l’entreprise
L’ERP ne fait pas de miracles. En effet, l’ERP ne vient pas relever une entreprise en faillite ou transformer celle-ci. C’est juste un outil qu’il faut greffer à la gestion de l’entreprise et bien utiliser.
Les types de solutions ERP
Les logiciels ERP s’utilisent tant par les petites et moyennes entreprises (PME) que par les grandes entreprises. Elles ont le choix entre deux principales solutions d’installation d’ERP : les ERP à installation locale et les ERP dans le cloud.
Les ERP à installation locale
L’installation d’un logiciel ERP peut se faire directement dans l’enceinte de l’entreprise. Le technicien informatique vient dans les locaux de l’entreprise et installe le PGI ; il s’occupe ensuite de la maintenance du logiciel et de sa mise à jour régulière. Cette option fournit une solution de base à la gestion de l’entreprise. Elle est plus coûteuse et peut affecter les données de l’entreprise.
Les ERP dans le cloud
Ici, l’installation se fait à distance. C’est le cas des ERP SaaS (Software as a Service, en français Logiciel en tant que Service). Le logiciel est commercialisé et hébergé sur un serveur par un fournisseur, l’installation s’effectue à distance sur le serveur, ce qui génère moins de coûts sans affecter les données de l’entreprise. Cette option est plus avantageuse que la première et peut être utilisée pour perfectionner un ERP déjà existant dans l’entreprise.
Utilité d’un ERP
Les ERP sont plus qu’utiles aux entreprises à l’ère de la transformation digitale :
- Ils permettent à l’entreprise de gagner en souplesse et en flexibilité, d’intégrer facilement d’autres applications selon ses besoins.
- Ils aident les organisations tant dans les petites tâches que dans celles plus complexes.
- Ils sont utiles pour l’interconnexion des fonctions, l’automatisation des processus, la transformation des informations basiques en informations utiles. C’est le cas d’une simple saisie d’une opération de vente qui engendre automatiquement la modification du grand livre et du compte résultat de l’entreprise.
Les caractéristiques d’un logiciel ERP
Un logiciel ERP possède les caractéristiques suivantes :
- Développeur : Il provient d’un éditeur unique.
- Flexibilité : l’ERP a une approche modulaire qui s’étend à tout le système d’information de l’entreprise. Il peut intégrer dans un seul package tout ou une partie des modules spécifiques aux objectifs et aux moyens d’une organisation.
- Ergonomie : un ERP doit être configuré à tel point que son installation et son utilisation soient faciles. Toutes les fonctions de l’entreprise doivent s’y retrouver.
- Intercommunication entre les modules : lorsqu’une opération est effectuée sur un module, tous les autres sont affectés.
- Base de données unique et commune : toutes les informations de l’entreprise sont centralisées en un seul espace et cela assure leur fiabilité et leur unicité.
Il existe des logiciels complémentaires aux ERP qui viennent étendre ses fonctionnalités ou aider au déploiement d’un module en particulier. C’est le cas des CRM (Customer Relationship Management) ou de la solution de TMS (Treasury Management System).
Utilisation d’un ERP
L’ERP couvre tout le système d’information de l’entreprise. Il existe en plusieurs modules qui concernent chacun une fonction de l’entreprise.
- La gestion des achats : création des bons de commande, gestion des fournisseurs, liste automatique des quantités à acheter…
- La gestion commerciale et des ventes : gestion des comptes clients, facturation, quantités à vendre…
- La gestion comptable : comptabilité des clients, des fournisseurs, comptabilité analytique…
- Le contrôle de gestion : contrôle des budgets, prévisions…
- La gestion des stocks : présentation du stock réel, mouvement de stock…
- La gestion de production, la gestion des ressources humaines, etc.
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Exemple de logiciels ERP
Il existe deux groupes d’ERP : les ERP propriétaires (licence payante) et les ERP Open Source (licence gratuite).
Exemples d’ERP propriétaires
Il existe une panoplie d’ERP propriétaires sur le marché. Voici quelques-uns :
- ORACLE-Peoplesoft
- SAGE
- ODOO
- Dynamics 365
- Dolibarr
Exemples d’ERP Open Source
Voici quelques exemples d’ERP Open Source :
- Tiny ERP
- Aria
- Compiere
- PGI Suite
- Fisterra
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L’automatisation dans les ERP : Une révolution pour les entreprises
L’un des aspects les plus innovants et transformateurs des systèmes ERP modernes est leur capacité à automatiser les processus d’affaires. Cette automatisation joue un rôle crucial dans l’optimisation des opérations, en réduisant les erreurs humaines et en augmentant l’efficacité.
Qu’est-ce que l’automatisation dans un ERP ?
L’automatisation dans le contexte d’un ERP se réfère à l’utilisation de la technologie pour exécuter et gérer des tâches répétitives sans intervention humaine. Cela peut inclure des processus comme la saisie automatique de données, la gestion des commandes, le traitement des factures, et même des aspects plus complexes comme la gestion de la chaîne d’approvisionnement et la planification des ressources.
Pourquoi l’automatisation est-elle cruciale ?
- Efficacité Accrue: Automatiser les tâches répétitives libère les employés pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à valeur ajoutée.
- Réduction des Erreurs: L’automatisation minimise les erreurs humaines, ce qui est essentiel pour maintenir l’intégrité des données dans un système ERP.
- Prise de Décision Améliorée: Avec des données précises et à jour fournies par des processus automatisés, les dirigeants peuvent prendre des décisions plus éclairées.
Exemples d’automatisation dans les ERP
Une solution d’automatisation comme ibitek propose des systèmes ERP avancés avec des fonctionnalités d’automatisation robustes. Ces solutions peuvent gérer automatiquement des processus complexes, rendant les opérations commerciales plus fluides et plus efficaces.
En somme, les logiciels ERP représentent un pilier essentiel dans la stratégie de gestion moderne des entreprises. Ils offrent une vue d’ensemble unifiée, améliorent l’efficacité des opérations et permettent une prise de décision éclairée grâce à la centralisation des données et à l’automatisation des processus. Les exemples et les explications fournies illustrent comment les ERP, adaptés à divers types et tailles d’entreprises, se révèlent être des outils incontournables pour naviguer dans le paysage commercial complexe d’aujourd’hui. Que ce soit pour une petite entreprise cherchant à rationaliser ses opérations ou pour une grande organisation nécessitant une gestion intégrée de ses multiples fonctions, les logiciels ERP se positionnent comme des solutions clés pour relever ces défis avec succès.
